Załącznik do Zarządzenia nr 144/2021
Wójta Gminy Damnica
z dnia 22 listopada 2021 r.

PROCEDURY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W URZĘDZIE GMINY DAMNICA
ORAZ JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY

1.	 Wprowadzenie	

1)  jednostka - jednostkę sektora finansów publicznych, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny na podstawie art. 274 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Urząd Gminy Damnica;
2)  audytowany:
a)  komórkę organizacyjną w jednostce - Referat, samodzielne stanowisko w Urzędzie Gminy Damnica;
b)  jednostkę organizacyjną - jednostka organizacyjna Gminy Damnica;
3)  zadanie audytowe - zadanie zapewniające lub czynności doradcze;
4) zadanie zapewniające - działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej                       i obiektywnej oceny kontroli zarządczej;
5)  zalecenia - propozycje działań służących wyeliminowaniu słabości kontroli zarządczej lub usprawniających funkcjonowanie jednostki;
6)  monitorowanie realizacji zaleceń - czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia stanu realizacji zaleceń;
7)  czynności sprawdzające - czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego służące dokonaniu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń zrealizowanych przez audytowanego;
8)  mechanizmy kontrolne - w szczególności działania, procedury, instrukcje i zasady służące zapewnieniu realizacji celów, ograniczeniu wystąpienia ryzyka nieosiągnięcia celów lub zmniejszeniu jego negatywnych skutków.
Księga procedur audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Damnica zwana dalej „Księgą”, określa zasady i metodykę audytu wewnętrznego, zapewniając właściwą organizację pracy audytora wewnętrznego oraz jednolitą praktykę prowadzenia i dokumentowania prac audytowych. Niniejszy dokument określa ponadto obowiązki i terminy przekazywania przez audytora wewnętrznego uprawnionym jednostkom planów, sprawozdań i innych informacji związanych z zakresem działania komórki audytu wewnętrznego oraz zasad dokonywania zmian w procedurach audytu. Wprowadzenie do procedur wzorów dokumentów roboczych unifikuje sposób ich wykorzystywania, ujednolica stosowane typy dokumentów oraz ich formę graficzną.

2.	Zadania i organizacja komórki audytu wewnętrznego 	

2.1. Definicja audytu wewnętrznego
	Audyt wewnętrzny, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) jest działalnością niezależną                        i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w jednostce.
Audytor działa na podstawie standardów audytu wewnętrznego, wprowadzonych Komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. pod poz. 28.
Działalność zapewniająca audytu polega na dostarczeniu kierownictwu niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej;  Działalność zapewniająca jest realizowana poprzez wykonywanie zadań audytowych.
Czynności doradcze mają na celu wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, których charakter i zakres są uzgadniane    z Wójtem Gminy Damnica, a w przypadku świadczenia usług doradczych dla jednostek organizacyjnych, również z kierownikiem jednostki organizacyjnej. Szczegółowy zakres wykonywania usług doradczych został przedstawiony w dalszej części procedur.
Stosowane w toku prac audytowych kryteria oceny obejmują legalność, gospodarność, celowość, rzetelność, przejrzystość oraz jawność. Dla osiągnięcia ustalonych celów prowadzonego audytu dopuszcza się stosowanie innych kryteriów oceny, uwzględnionych              w programie zadania audytowego.
Pod pojęciem celowości wydatkowania środków publicznych należy rozumieć zapewnienie zgodności działań jednostki w zakresie dokonywania wydatków z jej celami statutowymi, optymalizację zastosowanych metod i środków, ich adekwatność dla osiągnięcia założonych celów oraz przyjętych kryteriów oceny i zadań. Jest to wybór przez dysponenta środków publicznych takiego sposobu finansowania zadań, który prowadzi do najbardziej efektywnego gospodarowania środkami publicznymi.
Kryterium legalności obejmuje badanie zgodności działania z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi (Konstytucja, ustawy, rozporządzenia, akty prawa miejscowego), aktami stanowienia prawa o charakterze wewnętrznym. Ponadto stosowanie kryterium legalności w toku zadań audytowych oznacza także sprawdzenie czy decyzje, zarządzenia wydawane przez kierownictwo jednostki są zgodne z obowiązującymi przepisami, a także, czy te zarządzenia i decyzje nie skłaniają jednostki do działań niecelowych i nieefektywnych.
Gospodarność obejmuje badanie oszczędnego i wydajnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów.
Celowość obejmuje badanie zapewnienia zgodności z celami określonymi dla audytowanej jednostki lub działalności; zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich odpowiedniości dla osiągnięcia założonych celów; osiągnięcia tych celów (skuteczność).
Kryterium rzetelności obejmuje badanie wypełniania obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełniania zobowiązań zgodnie z ich treścią; przestrzegania wewnętrznych reguł funkcjonowania danej jednostki (w szczególności określonego dla poszczególnych komórek i osób zakresu obowiązków); dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności.
Kryteria przejrzystości oraz jawności uzupełniają się wzajemnie. Przejrzystość oznacza odpowiednio dostępne procedury, regulaminy, przepisy, które są jawne i dostępne do wiadomości publicznej. Z przejrzystością łączy się konstytucyjny obowiązek informowania obywateli o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Jawność oznacza podawanie do wiadomości publicznej różnego rodzaju sprawozdań finansowych, bilansów z działalności jednostek, itp.

2.2. Podstawy prawne funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Damnica
Audyt wewnętrzny w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych gminy funkcjonuje w oparciu o zapisy dotyczące audytu wewnętrznego zawarte w regulacjach:
1)	art. 274 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.)
2)	Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2015r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015 r. poz. 1480);
3)	Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiące załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów  z dnia                  12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF poz. 28); 
4)	Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;
5)	Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Damnica stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 94/2021 Wójta Gminy Damnica z dnia 31 sierpnia 2021 r.                     w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego w Urzędzie Gminy Damnica
6)	Karcie Audytu Wewnętrznego stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 119/2021 Wójta Gminy Damnica z dnia 18 października 2021 r. w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Gminy Damnica i jednostkach organizacyjnych gminy;
7)	Kodeksie etyki Audytora Wewnętrznego stanowiącym załącznik nr 1                        do Zarządzenia nr 121/2021 Wójta Gminy Damnica z dnia 18 października 2021 r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego Urzędu Gminy Damnica oraz jednostek organizacyjnych gminy;

2.3. Cele i zakres zadań audytu wewnętrznego
Misją audytu wewnętrznego jest identyfikacja i analiza potencjalnego ryzyka w działaniu jednostki oraz badanie i ocena adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli zarządczej.
Audyt wewnętrzny ocenia skuteczność i przyczynia się do usprawnienia procesów zarządzania ryzykiem. 
 Audyt wewnętrzny musi oceniać, w jakim stopniu ład organizacyjny, działalność operacyjna i systemy informatyczne organizacji są narażone na ryzyko związane                        z: osiągnięciem celów strategicznych organizacji, wiarygodnością i rzetelnością informacji finansowych i operacyjnych; skutecznością i wydajnością działalności operacyjnej                        i programów, ochroną aktywów; zgodnością z prawem, przepisami, zasadami, procedurami                                   i umowami. Audyt wewnętrzny musi oceniać możliwość wystąpienia oszustwa i sposób zarządzania ryzykiem oszustwa w organizacji.  
Celami audytu wewnętrznego w Urzędzie są:
-	identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Urzędu, a w szczególności ocena efektywności procesu zarządzania ryzykiem oraz ocena systemu kontroli zarządczej,
-	 wyrażanie opinii na temat adekwatności i skuteczności ustanowionych mechanizmów kontrolnych w badanym systemie,
-	dostarczenie Wójtowi Gminy, w oparciu o ocenę systemu kontroli zarządczej, racjonalnego zapewnienia, że Urząd działa prawidłowo,
-	składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawienie zaleceń dotyczących poprawy skuteczności działania Urzędu w danym obszarze.
Audyt wewnętrzny jest narzędziem zarządzania służącym Wójtowi Gminy do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że:
-	cele i zadania postawione przed Urzędem są realizowane,
-	procedury wynikające z przepisów prawa lub przyjęte przez Wójta Gminy                     są wdrażane i przestrzegane,
-	mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania Urzędu.
Audyt wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy, w tym obszary związane z systemem zarządzania i kontroli oraz realizacją programów operacyjnych finansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Działalność audytu wewnętrznego obejmuje przede wszystkim przegląd, ocenę, weryfikację, stopnia przestrzegania, stopnia efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli.
Audytor wewnętrzny może dokonywać przeglądu zasad, planów, procedur oraz innych mechanizmów kontroli wewnętrznej w zakresie kompetencji danej jednostki, oraz składać sprawozdania z ustaleniami dotyczącymi ich możliwości ulepszeń. Obiektywizm audytora wewnętrznego nie jest naruszony, jeśli rekomenduje on pewne standardy procedur kontroli zarządczej lub też dokonuje przeglądu tych procedur zanim zostaną one wdrożone. Pozytywna lub negatywna opinia audytora wewnętrznego dotycząca projektowanej procedury nie uwalnia kierownika jednostki lub pracownika na innym szczeblu zarządzania, od odpowiedzialności za zarządzanie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w danym obszarze działalności jednostki.
Nie powoduje naruszenia bezstronności wykonywanie przez audytora wewnętrznego czynności o charakterze doradczym w zakresie operacyjnych działań jednostki, za które audytor wewnętrzny był uprzednio odpowiedzialny. W przypadku wykonywania czynności o charakterze doradczym w danym obszarze działalności jednostki, audytor wewnętrzny nie powinien oceniać tej działalności, co najmniej przez 1 rok.

2.4. Komórka audytu wewnętrznego
W Urzędzie Gminy czynności audytu wykonuje usługodawca zewnętrzny, któremu została zapewniona niezależność operacyjna i organizacyjną.

2.5. Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego
Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne:
1.	 ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania jednostki;
2.	 określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień;
3.	 przedstawienie zaleceń w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień.
Audytor jest zobowiązany do przestrzegania zasad etyki zawodowej i standardów audytu wewnętrznego oraz postępowania w sposób wzbudzający zaufanie do audytu wewnętrznego.
Realizując zadanie audytowe audytor wewnętrzny ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
Pracownicy jednostki są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia.
Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy poddawane audytowi wewnętrznemu, za procesy zarządzania ryzykiem oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy, ale poprzez swoje badanie, wnioski i uwagi wspomaga Wójta Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych we właściwej organizacji i realizacji tych procesów. Audytor nie jest także odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą identyfikować znamiona przestępstwa.

2.6. Relacje z kierownikami i personelem innych komórek organizacyjnych
Zasadą obowiązującą w audycie wewnętrznym jest przeprowadzanie zadań audytowych w sposób konstruktywny, korzystając w miarę możliwości z opinii, wskazówek i pomocy innych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy oraz jednostkach organizacyjnych gminy.
Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest poinformowanie kierownika jednostki audytowanej o planowanych działaniach audytu.
Audyt wewnętrzny w żaden sposób nie zwalnia innych osób w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy z obowiązków im przypisanych.

2.7. Stosunki z audytorami i kontrolerami wewnętrznymi.
Koordynacja działań audytu wewnętrznego z audytorami zewnętrznymi i kontrolerami powinna przybierać postać wzajemnej współpracy, pomocy i wymiany informacji. Koordynacja działań powinna polegać na wzajemnym sprawdzaniu i wzajemnej współpracy, celem zapewnienia:
•	uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu,
•	wymiany informacji,
•	unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy pracy 
    w zakresie audytu.
Ze względu na występujące różnice celów między instytucjami kontrolnymi, nie można dopuścić do sytuacji w której audyt wewnętrzny wykonuje wyłącznie zadania usługowe wobec audytora czy kontrolera zewnętrznego. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu ze Wójtem Gminy. Dokumentacja audytowa powinna być udostępniana audytorom i kontrolerom zewnętrznym za pośrednictwem Wójta Gminy.

3.	Planowanie audytu	

Realizacja audytu wewnętrznego opiera się na analizie i ocenie ryzyka, wystąpienia istotnych błędów w działalności jednostek audytowanych, będących obszarami audytu, dokonywanej z uwzględnieniem kryteriów ryzyka i jego istotności. Analiza ryzyka ma na celu zidentyfikowanie obszarów działania narażonych na ryzyko o dużej istotności, mających wpływ na realizację celów. W procesie planowania rocznego uwzględniane są priorytety dla zadań audytowych wskazanych przez Wójta Gminy. Audytor wewnętrzny zapewnia udział       w procesie analizy obszarów ryzyka wszystkich kierowników jednostek, w których prowadzi audyt wewnętrzny.
Ocena ryzyka jest dokonywana na każdym etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania z realizacji audytu, a w szczególności jest bazą do sporządzenia planu audytu wewnętrznego.
Ryzyko jest prawdopodobieństwem wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku jednostki, lub które wpłynie negatywnie na osiągnięcie wyznaczonych celów i zadań.
Istotność jest miarą:
•	możliwych bezpośrednich i pośrednich konsekwencji finansowych w przypadku zajścia zdarzenia ( w tym kosztów działań naprawczych),
•	znaczenia poszczególnych celów realizowanych przez organizację (skutkiem zajścia zdarzenia jest nie zrealizowanie tych celów- w miarę możliwości winno być wyrażone w zł),
•	strat, które nie mają wymiaru finansowego, np.: utrata dobrego imienia (reputacji).
Przeprowadzając analizę ryzyka, audytor wewnętrzny bierze pod uwagę w szczególności:
1)  cele i zadania jednostki;
2)  ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki;
3)  wyniki audytów i kontroli.
Na proces oceny ryzyka składają się dwa etapy:
1)	identyfikacja obszarów ryzyka,
2)	analiza ryzyka, w wyniku której następuje grupowanie obszarów ryzyka pod względem ich istotności w zakresie działania Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy, a w konsekwencji wyłanianie zadań audytowych do realizacji w danym roku, jak również prognostycznie na następne lata.

3.1.1. Identyfikacja ryzyka
Audytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji ryzyka według własnej zawodowej oceny obszarów ryzyka, czyli procesów, zjawisk lub problemów, które wymagają przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
Proces ten uzależniony jest od wiedzy audytora wewnętrznego i wymaga znajomości celów, działań, struktury organizacyjnej jednostek audytowanych.
Ryzyko definiowane jest jako prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów (efekt niepewności w odniesieniu do celów jednostki).
Ryzyka mogą mieć swoje źródła wewnątrz jednostki, jak również w środowisku, w jakim jednostka funkcjonuje. 
Ryzyko występuje na wszystkich szczeblach organizacji. Zarządzanie ryzykiem to proces realizowany zarówno przez kierownictwo jednostki, jak i jej pracowników, uwzględniony w strategii działania i dotyczący całej jednostki. Celem potencjalnych zdarzeń, które mogą wywrzeć wpływ na jednostkę (realizację jej celów), utrzymanie ryzyka w ustalonych granicach oraz rozsądne, a więc nie dające 100% gwarancji, zapewnienie realizacji celów. 
Ryzyko należy rozpatrywać w dwóch płaszczyznach: prawdopodobieństwa zaistnienia danego zdarzenia oraz skutków, które to zdarzenie może za sobą pociągnąć.
Ryzyko może wiązać się z:
•	błędną decyzją, wynikającą z wykorzystania nieprawdziwych, nieterminowych, niepełnych lub w inny sposób nierzetelnych informacji,
•	błędnym rejestrowaniem danych, niewłaściwym księgowaniem, sfałszowanymi sprawozdaniami, stratami finansowymi lub możliwościami ich zaistnienia,
•	niedopełnieniem właściwej ochrony majątku,
•	niezadowoleniem klientów/interesantów, szkodliwym rozgłosem, możliwością ujawnienia informacji prawem chronionych,
•	niezrealizowaniem obowiązującej polityki, strategii, planów i procedur lub nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów i regulacji,
•	nieekonomicznym wykorzystywaniem środków finansowych lub wykorzystywaniem ich w sposób mało wydajny lub nieefektywny,
•	nieosiąganiem ustalonych celów i zadań dla operacji lub programów,
•	słabością lub brakiem kontroli w procesach, 
Przy identyfikowaniu i ocenie obszarów ryzyka audytor wewnętrzny powinien wziąć pod uwagę przede wszystkim:
1)	cele i zadania Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy,
2)	przepisy prawne dotyczące działania Urzędu Gminy, w tym jej jednostek organizacyjnych,
3)	wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,
4)	wyniki wcześniej dokonanej oceny adekwatności, efektywności, skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej,
5)	sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu,
6)	wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizacje celów jednostki,
7)	 uwagi pracowników jednostki,
8)	 liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
9)	 możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy,
10)	 liczbę i kwalifikacje zatrudnionych pracowników,
11)	 działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną.
Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany.
W celu właściwej identyfikacji obszarów ryzyka, audytor wewnętrzny ma stały dostęp (z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej) do istotnych źródeł informacji o wszystkich sprawach dotyczących jednostki, w tym prawo do:
•	przeglądania i kopiowania bez odrębnego upoważnienia wszelkiej dokumentacji                  i korespondencji, a także protokołów spotkań i narad,
•	udziału w sesjach Rady Gminy,
•	otrzymywania sprawozdań z pracy poszczególnych komórek Urzędu i jednostek organizacyjnych,
•	wglądu do dokumentów z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzanych w Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych.
Prace w zakresie audytu powinny opierać się na ocenie dokonanej przez audytora wewnętrznego, dotyczącej ryzyka istotnych błędów w obszarach mających być poddanymi audytowi. Ocena opiera się na kryteriach dotyczących istotności i ryzyka. Ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania potencjalnych zadań audytu oraz do wyboru tych zadań, które są narażone na największe ryzyko.

3.1.3. Metody analizy ryzyka
Proces analizy ryzyka jest kluczową fazą planowania audytu. Analiza ryzyka to ocena podatności procesu lub obszaru na czynnik ryzyka.
Przygotowując roczny plan audytu należy oprzeć się na analizie obszarów ryzyka w zakresie działania jednostki. Praca audytora na tym etapie obejmuje, identyfikowanie i ocenę ryzyka istniejącego w procesach zidentyfikowanych w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych gminy oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia.
Wszelkie istotne obszary ryzyka powinny zostać uszeregowane pod względem stopnia ich priorytetu na potrzeby strategicznego (długookresowego) planu audytu oraz rocznego planu audytu.
Audytor wewnętrzny może wykorzystywać przy ocenie ryzyka wszelkie znane metody, w szczególności:
•	matematyczną metodę analizy ryzyka,
•	szacunkową metodę analizy ryzyka - grupa ekspercka,
•	mieszaną metodę analizy ryzyka,
•	mapę ryzyka w analizie ryzyka,
•	czynniki ryzyka w analizie ryzyka,
•	kwestionariusz oceny ryzyka.
Zalecane jest, aby wybrana metoda szacowania ryzyka była kontynuowana w kolejnych latach, co umożliwi porównanie i jej coroczną aktualizację.
Preferowaną metodą analizy ryzyka w Urzędzie Gminy jest matematyczna metoda analizy ryzyka, szacunkowa metoda – grupa ekspercka oraz mieszana metoda analizy ryzyka.
Opis matematycznej metody analizy ryzyka został zamieszony w załączniku nr 1 do Procedur.

3.2. Plan audytu wewnętrznego.
	Audytor wewnętrzny, opracowując plan audytu, przeprowadza analizę ryzyka uwzględniającą sposób zarządzania ryzykiem w jednostce.
Audyt wewnętrzny w Urzędzie Gminy oraz jednostkach organizacyjnych gminy realizowany jest na podstawie planu audytu wewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach poza planem. Audyt wewnętrzny poza planem audytu przeprowadzany jest na wniosek Wójta lub z inicjatywy audytora wewnętrznego w uzgodnieniu z Wójtem. Wyrażenie przez Wójta zgody na realizację zadania poza planem audytu następuje z zachowaniem formy pisemnej. Przeprowadzanie audytu poza planem powinno następować w uzasadnionych przypadkach,    w szczególności w przypadku wystąpienia nowych ryzyk lub zmiany oceny ryzyka.
Wniosek o przeprowadzenie zadania audytowego poza planem audytu powinien zawierać:
•	temat zadania;
•	proponowane cele oraz obszary, które powinny zostać objęte zadaniem audytowym;
•	propozycję terminu w jakim zadanie powinno zostać przeprowadzone;
•	uzasadnienie konieczności przeprowadzenia zadania uwzględniające ryzyka w ramach proponowanego obszaru.
Przeprowadzając analizę ryzyka, audytor wewnętrzny (kierownik komórki audytu
wewnętrznego) bierze pod uwagę w szczególności:
1)  cele i zadania jednostki;
2)  ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki;
3)  wyniki audytów i kontroli.
Wynik analizy ryzyka stanowi lista wszystkich zidentyfikowanych obszarów działalności 
jednostki, uwzględniająca ich kolejność wynikającą z oceny ryzyka.
	Audytor wewnętrzny wyznacza obszary działalności jednostki, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające w roku następnym, biorąc pod uwagę:
1)  wynik analizy ryzyka;
2)  priorytety kierownika jednostki i komitetu audytu;
3)  dostępne zasoby osobowe.
Plan audytu zawiera w szczególności:
1)  obszary działalności jednostki, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające w danym roku;
2)  informację na temat budżetu czasu komórki audytu wewnętrznego w danym roku, wyrażonego w osobodniach, w szczególności na temat czasu planowanego na:
a)  realizację poszczególnych zadań zapewniających,
b)  realizację czynności doradczych,
c)  monitorowanie realizacji zaleceń oraz realizację czynności sprawdzających,
d)  kontynuowanie zadań audytowych z roku poprzedniego.
Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny oraz zatwierdza Wójt Gminy.
Plan audytu powinien być udostępniony w jednostce w sposób i w formie uzgodnionej                     z Wójtem Gminy. Kopia planu audytu lub informacja o planowanych zadaniach może być przesłana do jednostek w formie papierowej lub mailowej do dnia 15 lutego danego roku.
Zmiana w planie audytu wymaga pisemnego uzgodnienia pomiędzy audytorem wewnętrznym i Wójtem Gminy.
W przypadku braku planu audytu na dany rok audytor wewnętrzny niezwłocznie sporządza plan audytu na ten rok kalendarzowy albo, w uzasadnionych przypadkach, uzgadnia                      z kierownikiem jednostki zadania audytowe do przeprowadzenia do końca roku kalendarzowego.
Audytor wewnętrzny tworząc plan audytu bierze pod uwagę w szczególności:
1)	cele i zadania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;
2)	istotne ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki, w której prowadzony
jest audyt wewnętrzny;
3)	istniejące w jednostce, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, systemy kontroli 
i zarządzania;
4)	czynniki ryzyka, w tym w szczególności:
a.	złożoność działalności prowadzonej przez jednostkę,
b.	 liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
c.	 liczbę i kwalifikacje zawodowe pracowników,
d.	zmiany organizacyjne i prawne;
5)	wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli;
6)	uwagi kierownika jednostki, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny.
Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę wyniki analizy obszarów ryzyka oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności:
1)	 czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych;
2)	 czas przeznaczony na szkolenie;
3)	 dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe;
4)	 rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.
W przypadku zagrożenia realizacji planu audytu wewnętrznego (z uwagi na prowadzenie zadań poza planem audytu, zadań zleconych oraz innych okoliczności) audytor wewnętrzny informuje Wójta Gminy, w formie pisemnej, o braku możliwości realizacji planu audytu wewnętrznego, uzgadnia zakres realizacji planu oraz dokonuje zmiany treści planu audytu wewnętrznego.
Z wykonania planu audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie w trybie oraz według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów.
Audytor wewnętrzny przedstawia Wójtowi Gminy:
1)	 do końca grudnia każdego roku – plan audytu wewnętrznego na kolejny rok,
2)	 do końca stycznia każdego roku – sprawozdanie z wykonania planu audytu.

4. Zadanie audytowe	

4.1. Ogólne zasady realizacji zadania
Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie                     i legitymacja służbowa. Wzór upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego przedstawiono w załączniku nr 2 do Księgi.
W przypadku realizacji czynności doradczych, wymagających szczególnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny może, za zgodą Wójta Gminy, powołać rzeczoznawcę - na każdym etapie zadania.
Przed przystąpieniem do realizacji zadania, audytor wewnętrzny informuje pisemnie kierownika jednostki audytowanej o terminie realizacji zadania. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 3 do Procedur.
Zarówno przy planowaniu zadania audytowego, jak i w trakcie jego realizacji, audytor pozyskuje informacje i pomoc od pracowników jednostki audytowanej. 
Audytor wewnętrzny na podstawie zapisów ustawy o finansach publicznych, ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji                            i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
Kierownicy jednostek audytowanych mają prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności do:
1)	zapoznania się, na każdym etapie audytu, z ustaleniami audytora,
2)	zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytora.
Kierownicy jednostek audytowanych mają obowiązek opracowywania i przekazywania w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego materiałów oraz informacji dotyczących zakresu działania ich komórek, które audytor wewnętrzny uzna za niezbędne dla realizacji celów zadania audytowego.

4.2. Planowanie zadania audytowego
W trakcie etapu planowania, audytor wewnętrzny powinien poznać zasady funkcjonowania jednostki audytowanej oraz zdarzenia, transakcje i procedury, które bada. Pozwoli to określić poziom istotności. Audytor powinien używać tych informacji do identyfikacji potencjalnych problemów, oceniania dowodów audytowych i oceny działań kierownictwa jednostki audytowanej.
Audytor wewnętrzny podejmuje zadanie na podstawie szacunkowego harmonogramu ujętego w planie audytu. Wystarczającą szczegółowością sporządzenia takiego harmonogramu są okresy kwartalne. Jeszcze przed rozpoczęciem zadania audytor wewnętrzny określa okres, jaki ma objąć zadanie audytowe oraz planowaną datę jego zakończenia, jednocześnie -                 w razie potrzeby - występuje z wnioskiem o powołanie rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym.

4.2.1. Wstępny przegląd
	Rozpoczynając realizację zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny przeprowadza przegląd wstępny, polegający w szczególności na:
1)  zapoznaniu się z celami i obszarem działalności jednostki, w którym zostanie zrealizowane zadanie;
2)  dokonaniu identyfikacji i oceny ryzyka, po uwzględnieniu istniejących mechanizmów kontrolnych;
3)  uzgodnieniu z audytowanym kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem; w przypadku braku uzgodnienia kryteriów z audytowanym, audytor wewnętrzny uzgadnia je z kierownikiem jednostki.
W celu uzgodnienia kryteriów, audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę otwierającą.
Wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich szczegółowej weryfikacji - w celu zrozumienia badanej działalności, wyodrębnienia istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego, zidentyfikowania istniejących mechanizmów kontroli oraz uzyskania informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego.
Wstępny przegląd wykonuje się stosując następujące techniki badania:
1)	rozmowy z pracownikami komórki, która zostanie objęta audytem;
2)	rozmowy z osobami, na które audytowana działalność wywiera wpływ;
3)	obserwacja i oględziny na miejscu;
4)	analizę sprawozdań i innych dokumentów, w tym dostarczonych na prośbę audytora;
5)	procedury analityczne;
6)	przegląd schematów, wykresów;
7)	przeprowadzenie testów kroczących (walk through);
8)	zaprojektowanie kwestionariuszy kontroli wewnętrznej.
Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora podstawę do opracowania ścieżki procesu, który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. Dokumentacja procesu w postaci opisowej lub analizy graficznej może ulec dalszym modyfikacjom na etapie oceny systemu kontroli wewnętrznej. Ostateczną wersję procesu audytor włącza do bieżących akt audytu. Dokumentując dany proces, audytorzy mogą posługiwać się wieloma technikami, w tym opisem (notatką), schematem struktury organizacyjnej, graficzną analizą procesów lub kwestionariuszem kontroli wewnętrznej.

4.2.2. Program zadania audytowego
Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego, należy dokonać szeregu czynności, których celem jest zgromadzenie niezbędnej wiedzy na temat komórki, w której będzie przeprowadzone zadanie audytowe, dokonanie wyboru zagadnień, które będą przedmiotem badań, określenie sposobu przeprowadzenia czynności, w tym niezbędnych dowodów oraz technik ich pozyskiwania i przetwarzania, a także przyjęcie określonych założeń organizacyjno-technicznych, zapewniających sprawne i efektywne zrealizowanie zadania.
W trakcie planowania audytor powinien osiągnąć stan wiedzy, który pozwoli mu zrozumieć  zasady funkcjonowania komórki audytowanej oraz występujące w niej główne procesy, związane z wykonywaniem zadań.
Planowanie można podzielić na dwie fazy: wstępną oraz sporządzanie i zatwierdzanie programu.

4.2.2.1. Faza wstępna
W tym miejscu należy zapoznać się z celami i zadaniami audytowanej komórki, aktami wewnętrznymi i zewnętrznymi określającymi prawnej ramy jej działalności (zarządzenia, regulaminy, instrukcje, ustawy, rozporządzenia), przeanalizować wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli. Następnie opracować założenia metodyczne (metody, problemy, dowody, dokumenty robocze, wzory zestawień i wykazów), przygotować ścieżkę audytu i plan kontroli. W przeprowadzania fazy wstępnej należy wykonać następujące czynności:
a)	 Określenie celu zadania oraz okresu poddanego badaniu - cele prac audytorskich powinny odnosić się do ryzyka, systemów kontroli, procesów zarządzania związanych z badaną działalnością. Należy pamiętać, by cele były wyrażone w sposób jednoznaczny, zrozumiały i precyzyjny, tak aby możliwe było określenie, czy zostały one osiągnięte.
b)	 Zebranie informacji dotyczących komórki audytowanej - należy dążyć do zgromadzenia danych obrazujących najważniejsze procesy i zjawiska związane z tematem zadania, a więc dane finansowe, kadrowe, operacyjne oraz informacje na temat systemów zarządzania, organizacji, systemów kontroli wewnętrznej.
c)	 Analiza systemu kontroli - należy określić zasady konstrukcji systemu kontroli wewnętrznej oraz słabe i mocne strony, w tym funkcjonowanie kontroli i pisemnych procedur.
d)	 Analiza ryzyka - należy przeprowadzić analizę ryzyka występującego w obszarach komórki poddawanej audytowi oraz obszarach będących przedmiotem konkretnego zadania audytowego. Analiza ta obejmuje następujące czynności:
- identyfikację obszarów ryzyka na poziomie zadania audytowego, czyli obiektów audytu. Są to fragmenty zadania audytowego, które definiują obszary poddawane badaniu. Mogą to być poszczególne podsystemy, albo też poszczególne zadania realizowane przez audytowaną komórkę.
●	określenie ryzyk, jakie występują w zidentyfikowanych obszarach;
●	zdefiniowanie właścicieli ryzyk,
●	określenie poziomu ryzyka akceptowanego przez kierownika jednostki,
●	przyjęcie metody analizy ryzyka - na etapie programowania zadania audytowego stosowana jest metoda matematyczna w wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego oraz kategorii ryzyk i nadanych im wag podobnie jak na etapie planowania rocznego,
●	przeprowadzenie analizy ryzyka,
●	interpretacja wyników - uszeregowania zidentyfikowanych obiektów audytu wg podatności na występujące w nich czynniki ryzyka.
a)	 Analiza wyników wcześniejszych audytów i kontroli - dostarcza danych na temat stwierdzonych wówczas uchybień, a także procesów i zjawisk generujących, czy też narażonych na ryzyka;
b)	 Badanie analityczne określonych problemów, opinie ekspertów - analizy sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu, a także innych opracowań      i studiów dokonanych w komórce organizacyjnej
c)	 Określenie zakresu podmiotowego i przedmiotowego,
d)	 Opracowanie założeń metodycznych - obejmuje zaplanowanie metod, jakimi będą uzyskiwane dane niezbędne do ustaleń, problemów, na które należy zwracać szczególną uwagę oraz dowody jakie należy zdobyć w celu dokonania zaplanowanych ustaleń, biorąc pod uwagę ich dostępność.

4.2.2.2. Sporządzenie programu
Po przeprowadzeniu przeglądu wstępnego, audytor wewnętrzny przygotowuje program zadania zapewniającego, uwzględniając w szczególności:
1)  wynik przeglądu wstępnego;
2)  uwagi kierownika jednostki i audytowanego;
3)  zasoby niezbędne do przeprowadzenia zadania, w tym ewentualną potrzebę uzyskania pomocy eksperta;
4)  przewidywany czas trwania zadania.
W programie zadania zapewniającego audytor wewnętrzny określa w szczególności:
1)  temat zadania;
2)  cel zadania;
3)  zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania;
4)  istotne ryzyka w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem;
5)  sposób zrealizowania zadania, w szczególności opis doboru próby do badania oraz technik badania, 
6)  uzgodnione kryteria oceny;
7)  datę rozpoczęcia i zakończenia zadania.
W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może w trakcie realizacji zadania zapewniającego dokonać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane.
Program zadania zapewniającego oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny.
Program zadania audytowego stanowi szczegółowy plan pracy do wykonania                   w trakcie danego zadania. Opracowywany jest w oparciu o dokonaną ocenę ryzyka występującego w danym obszarze.
Program składa się z konkretnych wskazówek dotyczących przeprowadzenia danego zadania. Dla każdego obszaru audytu program w ramach analizy ryzyka powinien:
1)	 wyszczególnić ryzyka, które muszą być uwzględnione w tym obszarze,
2)	 przedstawić dla każdego ryzyka mechanizmy kontroli, które istnieją lub które są potrzebne jako zabezpieczenie przed wskazanym ryzykiem,
3)	 przedstawić, dla każdego z wyszczególnionych mechanizmów kontroli, czynności audytorskie potrzebne do sprawdzenia efektywności tych mechanizmów, albo przedstawić zalecenia, których spełnieni będzie wymagane dla stworzenia potrzebnych mechanizmów kontroli,
4)	 przewidywać miejsce na zamieszczenie odniesień do powiązanych dokumentów roboczych audytu.
Program zadania przygotowywany i zatwierdzany jest przez audytora wewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może dokonać zmian w programie zadania w trakcie jego realizacji. Zmiany programu zadania powinny być udokumentowane. Wzór programu zadania audytowego zamieszczono w załączniku nr 4 Księgi.

4.3. Realizacja zadania zapewniającego
4.3.1. Narada otwierająca
Po zakończeniu wstępnych etapów planowania zadania zapewniającego, oraz przed rozpoczęciem czynności audytorskich, audytor może przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem audytora oraz przedstawicieli danej komórki organizacyjnej, która ma być poddano audytowi. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego, zaś kierownik komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem sposób unikania zakłóceń jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego. Przed przystąpieniem do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, audytor przedstawia imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu wraz z legitymacją służbową lub dokumentem tożsamości.
Do spraw omawianych w trakcie narady należą następujące kwestie:
a)	tematyka i cele - przegląd podstawowego zakresu i celów zaplanowanych dla danego zadania zapewniającego,
b)	założenia organizacyjne - wyjaśnienie, w jaki sposób postępować się będzie z ustaleniami audytu,
c)	postępy audytu - ustalenia dotyczące informowania personelu komórki audytowanej o postępach i ustaleniach audytu, ustalenie częstotliwości przekazywania informacji o postępach i ustaleniach audytu oraz szczebli kierowniczych, do których będą one kierowane,
d)	wkład ze strony komórki audytowanej - sugestie kierownictwa komórki audytowanej dotyczące obszarów problemowych, w których audytor może być pomocny, 
e)	współpraca administracyjna - informacje na temat: godzin pracy, dostępu do akt, miejsca do pracy dla audytora, wymogów dochowania terminów roboczych                          w działalności komórki audytowanej oraz inne informacje pomocne do ustalenia harmonogramu działań audytu, tak aby dopasować je do trybu pracy komórki audytowanej i aby jak najmniej zakłócać jej pracę,
f)	przedstawienie się i spotkanie z pozostałym personelem, z którym audytorzy będą pracować w trakcie audytu; zorganizowanie wizytacji, obejścia pomieszczeń dla zaznajomienia się z fizycznym środowiskiem pracy.
Przebieg narady otwierającej jest dokumentowany protokołem (wzór umieszczono                  w załączniku nr 5 do Procedur). Protokół z narady otwierającej podpisuje audytor wewnętrzny prowadzący naradę oraz kierownik komórki audytowanej lub wskazana przez niego osoba obecna na naradzie. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki audytowanej lub wskazanej przez niego osoby, audytor prowadzący naradę czyni                 o tym wzmiankę w protokole. W tym przypadku kierownik komórki audytowanej lub wskazana przez niego osoba powinny niezwłocznie uzasadnić przyczynę odmowy podpisania protokołu.

4.3.2. Wstępne badanie systemu kontroli zarządczej (badanie systemów)
	Ocena mechanizmów kontroli zastosowanych w systemie kontroli zarządczej na wielu poziomach powinna dostarczyć racjonalnego zapewnienia, że podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia zamierzonych celów. Etap badania i oceny mechanizmów kontroli zarządczej jest dokumentowany. Mechanizmy kontroli poddawane są badaniu                       i ocenie przez cały czas trwania zadania zapewniającego. Weryfikacja wstępnej oceny systemu kontroli wewnętrznej następuje w trakcie badań, poprzez przeprowadzenie testów zgodności i testów rzeczywistych. Badając system kontroli zarządczej audytor może posłużyć się kwestionariuszem kontroli wewnętrznej lub listami kontrolnymi. Narzędziami wspomagającymi pracę audytora na tym etapie są notatki opisowe, notatki z rozmów oraz graficzna analiza procesów, opracowywane na etapie wstępnego przeglądu.
W ocenie mechanizmów kontroli zarządczej audytor bierze pod uwagę następujące czynniki:
•	typy błędów i nieprawidłowości, które mogą występować,
•	procedury mechanizmów kontroli służące zapobieganiu i wykrywaniu błędów oraz nieprawidłowości,
•	czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są przestrzegane w sposób zadawalający,
•	słabe strony, które mogłyby umożliwiać występowanie błędów i nieprawidłowości                 w istniejących mechanizmach kontrolnych,
•	wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień nasilenia technik audytu, które należy zastosować.
Informacje zawarte w sporządzanych dokumentach roboczych audytu uzasadniają wnioski, które audytor sformułował w zakresie badania i oceny mechanizmów kontroli wewnętrznej. Testowaniu i ocenie podlegają tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które audytor uzna za krytyczne albo ważne dla zachowania siły określonego cyklu transakcji.

4.3.3. Testowanie
Testowanie polega na określeniu i doborze odpowiedniej do osiągnięcia celów zadania audytowego próbki operacji, zbadaniu ich, porównaniu wyników z oczekiwaniami oraz ocenie wyników. Testowanie obejmuje przeprowadzenie testów zgodności oraz odpowiednich testów rzeczywistych (testów wiarygodności).

Testy zgodności przeprowadza się dla uzyskania wystarczających dowodów, że dany system działa zgodnie z rozumieniem audytora uzyskanym poprzez ocenę systemu kontroli wewnętrznej, czyli że mechanizmy kontroli są stosowane. Testy zgodności przeprowadza się dla tych procesów kontroli, na których audytor postanowił polegać.

Testy wiarygodności (rzeczowe) przeprowadza się po przeprowadzeniu testów zgodności. Polegają one na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Zazwyczaj testy te przeprowadza się na poszczególnych operacjach celem stwierdzenia ich poprawności.
W audycie wewnętrznym od właściwie dobranej próby do badania oczekuje się spełnienia kryteriów:
1)	reprezentatywności - próbka powinna możliwie najdokładniej odzwierciedlać badany 	zbiór,
2)	poprawności - próbka powinna identyfikować jak najwięcej błędów, by można było je 	skorygować,
3)	protekcji - do próby zalicza się jak najwięcej istotnych elementów,
4)	prewencji - komórka audytowana nie wie, jakie elementy zostaną zaliczone do próby.
Próbka do badania powinna być dobrana w sposób zapewniający kombinację w/w kryteriów, adekwatną do osiągnięcia wyznaczonych celów zadania audytowego.
W przypadku doboru próby reprezentatywnej, w oparciu o metody statystyczne należy zachować odpowiednie zasady doboru próby, aby na podstawie badania pewnej części procentowej wszystkich elementów populacji możliwe było postawienie tez dotyczących większych zbiorów - z określonym stopniem pewności.

4.3.4. Dokumentowanie czynności audytowych.
Audytor wewnętrzny dokumentuje czynności i zdarzenia mające znaczenie dla prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce.
Audytor wewnętrzny prowadzi:
1)  dokumentację dotyczącą zadania audytowego;
2)  pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego.
Dokumentacja dotycząca zadania audytowego obejmuje w szczególności:
1)  program zadania zapewniającego;
2)  sprawozdanie z zadania zapewniającego;
3)  wynik czynności doradczych;
4)  notatkę informacyjną z czynności sprawdzających;
5)  dokumenty robocze:
a)  związane z przygotowaniem i realizacją zadania zapewniającego,
b)  związane z wykonywaniem czynności doradczych,
c)  dotyczące monitorowania realizacji zaleceń i przeprowadzania czynności sprawdzających.
Dokumentacja dotycząca zadania audytowego i pozostała dokumentacja audytu wewnętrznego stanowią własność jednostki.
Audytor wewnętrzny dokumentuje wszelkie informacje istotne z punktu widzenia celów danego zadania audytowego dla zapewnienia prawidłowej i pełnej ilustracji przebiegu zadania audytowego w aktach bieżących audytu. Dokumentowaniu podlegają informacje uzyskane w trakcie prowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych, narad i wywiadów, przekazane drogą elektroniczną, złożone oświadczenia, wyjaśnienia, informacje uzyskane              w wyniku weryfikacji, przeprowadzonych testów itp.
Audytor wewnętrzny ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych                 z funkcjonowaniem badanej komórki, ale także może sporządzać niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji. Opisy i kopie powinny być potwierdzone przez pracowników badanej komórki.
Odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia otrzymane lub opracowane   w trakcie zadania audytowego umieszczane są w aktach bieżących audytu. Wszystkie ustalenia audytu znajdują odzwierciedlenie w dokumentacji roboczej audytu i/lub w arkuszu ustaleń audytu (wzór w załączniku nr 6 do Księgi), niezależnie od ich ujęcia w sprawozdaniu z realizacji audytu.

4.4. Techniki przeprowadzania zadania audytowego
W toku wykonywania zadania audytowego ustalenie stanu faktycznego następuje poprzez wykorzystanie różnych technik, m.in. zastosowanie testów pozwalających na zebranie dowodów audytowych. Opisane poniżej techniki przeprowadzania zadania są stosowane przez audytora na etapie planowania zadania audytowego, jak również w trakcie czynności audytowych (na miejscu). Stosowane techniki audytowe uwzględniają m.in. cele zadania audytowego, zakres badania, dostępność dowodów i koszty przeprowadzenia audytu.

4.4.1. Testy przeglądowe
Oznaczają wstępne badanie systemu, pozwalają zrozumieć zasady jego funkcjonowania i zidentyfikować mechanizmy kontrolne, które w następnej kolejności zostaną zweryfikowane przy pomocy testów zgodności. Przygotowanie do przeprowadzenia testu przeglądowego polega na zapoznaniu się z obowiązującą procedurą, z istniejącym diagramem procesu lub w przypadku jego braku, na jego sporządzeniu. Podstawowym celem testu jest znalezienie dowodów potwierdzających istnienie mechanizmów kontroli, np. poprzez obserwację funkcjonowania systemu na różnych etapach lub prześledzenie jednej transakcji od początku do końca.

4.4.2. Testy zgodności
Testy zgodności dostarczają dowodów na przestrzeganie ustalonych procedur. Ocenie podlega system kontroli a nie wartość transakcji, a po stwierdzeniu odstępstwa ocenia się jego istotność. W testach zgodności wykorzystuje się następujące techniki:
•	obserwacja/oględziny - obserwacja wykonywania czynności, które nie są dokumentowane, przeglądanie ewidencji i sprawozdań dla wychwycenia pozycji nietypowych, wizytacja pomieszczeń; dokumentowane notatką,
•	rozmowa - istotne wyniki rozmowy są dokumentowane w formie notatki wywiad,
•	pracownicy komórki audytowanej udzielają odpowiedzi na wcześniej przygotowane pytania, dokumentowany protokołem analiza - audytor analizuje wszystkie elementy składające się na dany system lub transakcję, różnorodna dokumentacja robocza,
•	powtórzenie czynności - powtórzenie przez audytora krok po kroku wszystkich czynności związanych z daną transakcją i przestrzeganie przy tym istniejących procedur oraz wykonywanie obliczeń, dokumentowane notatką,
•	weryfikacja - ustalenie, czy transakcja faktycznie miała miejsce, była ważna i została prawidłowo zaksięgowana; zadaniem audytora jest ocena mechanizmów kontrolnych, a nie potwierdzenie samej transakcji; poprzez weryfikację audytor uzyskuje rozsądne zapewnienie, że kontrole są powiązane z operacjami i funkcjonują właściwie. Stosowane metody weryfikacji to:
- porównanie z korespondującymi faktami lub standardami, np. czy stosowane procedury są aktualne lub czy pracownicy przeszli wymagane szkolenia,
-	 potwierdzenie (pozytywne lub negatywne),
-	 testy gwarancji (zestawienie transakcji z wymaganą dokumentacją, np. zestawienie faktury z kosztorysem i dokumentacją odbioru prac).
Przy ocenie adekwatności kontroli w trakcie testów zgodności brane są pod uwagę następujące czynniki:
•	każda zidentyfikowana słabość systemu kontroli,
•	każda zbędna lub niewłaściwa kontrola,
•	kontrole, które nie funkcjonują
•	rezultaty wszystkich słabości systemu kontroli,
•	istotność poszczególnych procesów,
•	efekty kontroli uzupełniających,
•	konsekwencje nadmiernej kontroli,
•	skumulowany efekt w/w czynników.
Przeprowadzając testy zgodności audytorzy identyfikują ryzyka, na jakie narażony jest Urząd Gminy Damnica lub jednostka organizacyjna w wyniku słabości systemu kontroli. Wynik przeprowadzonych testów zgodności służy audytorowi do uzasadnienia celowości rekomendowanych kierownictwu działań zmierzających do usprawnienia systemu kontroli.
W przypadku stwierdzenia zbyt rozbudowanych mechanizmów kontrolnych audytor zwraca uwagę kierownictwa na konsekwencje finansowe nadmiernych kontroli.

4.4.3. Testy rzeczywiste
Testy rzeczywiste służą zgromadzeniu dowodów kompletności, dokładności oraz ważności informacji zawartych w zapisach księgowych. Wykonywane są po testach zgodności. W zależności od wyniku testów zgodności audytor określa zakres testów rzeczywistych. Pozytywny wynik testów zgodności pozwala zrezygnować lub ograniczyć zakres i skalę testów rzeczywistych. W testach rzeczywistych kontroli podlega transakcja,             a nie system kontroli. W testach rzeczywistych stosuje się następujące techniki:
•	oględziny - stwierdzenie istnienia,
•	inwentaryzacja - stwierdzenie kompletności,
•	próbkowanie - stwierdzenie kompletności i poprawności zapisu,
•	obliczenia - potwierdzenie dokładności zapisu,
•	uzgodnienie z dokumentami źródłowymi - potwierdzenie dokładności i poprawności zapisu,
•	potwierdzenie - stwierdzenie istnienia, potwierdzenie wartości,
•	sprawdzenie - potwierdzenie prawidłowości obliczeń, klasyfikacji,
•	metody analityczne - potwierdzenie kompletności zapisów, prawidłowości wyliczeń; znajdują szerokie zastosowanie w audycie wewnętrznym.

4.4.3.1. Testy gwarancji.
Polegają na badaniu dokumentów źródłowych w celu weryfikacji zarejestrowanych kwot. Celem audytu jest uzyskanie dowodu, że zatwierdzone kwoty odnoszą się do prawidłowych transakcji. Pomagają w stwierdzeniu występowania danego zjawiska, ale nie służą do określenia jego kompletności. Potwierdzenie zarejestrowania pewnych informacji/danych nie dostarcza dowodu, że wszystkie dane zostały wprowadzone i odpowiednio zapisane.

4.4.3.2. Testy góra-dół
Badanie przeprowadzane jest w odwrotnym kierunku niż w przypadku testu gwarancji dla stwierdzenia kompletności zjawiska. Testy polegają na zbadaniu historii transakcji w systemie, od zaksięgowania do zainicjowania. Najczęściej przeprowadzane są na reprezentatywnej próbce transakcji, wielkość testowanej próbki transakcji jest określana wówczas w oparciu o oszacowanie ryzyka oraz metody statystyczne.

4.4.3.3. Metody analityczne
Metody analityczne służą do oceny zebranych informacji w wyniku porównywania ich z oczekiwaniami określonymi przez audytora. Metody analityczne mogą być pomocne przy wykrywaniu:
- nieoczekiwanych różnic,
- braku różnic, pomimo, że się ich spodziewano,
- błędów, nieprawidłowości, oszustw, nietypowych transakcji.
Podstawowymi metodami analitycznymi możliwymi do wykorzystania w audycie wewnętrznym są:
1)	analiza wskaźnikowa (w tym: analiza wskaźników finansowych, indeksacja o wspólnej podstawie);
2)	analiza trendu (porównanie badanego parametru z bieżącego okresu do wielkości tego parametru w poprzednich okresach w celu ustalenia odchyleń);
3)	analiza prognostyczna (prognozowanie wartości analizowanej zmiennej w przyszłych okresach w oparciu o występowanie powiązań między parametrami).
Metody analityczne mogą obejmować:
1)	porównywanie bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu,
2)	porównywanie bieżącej informacji z istniejącymi planami finansowymi lub prognozami,
3)	porównanie informacji z analogiczną dotyczącą podobnych jednostek,
4)	badanie zmian w saldach kont wcześniejszych okresów,
5)	badanie związków między saldami na kontach w danym okresie,
6)	prognozowanie z wykorzystaniem danych niezależnych,
7)	badanie relacji między danymi finansowymi i niefinansowymi (dla identyfikacji nietypowych wyników).

4.4.3.4. Rozpoznawcze badanie próbek
Rozpoznawcze badanie próbek wymaga spełnienia następujących kryteriów:
1)	wykaz elementów populacji jest kompletny, aktualny i możliwy do zidentyfikowania,
2)	do przeprowadzenia wyboru obiektów stanowiących przedmiot testu na potrzeby audytu da się zastosować system liczb losowych,
3)	można ustalić poziom dopuszczalnego błędu.
Podstawowe metody doboru próby stosowane w audycie wewnętrznym to:
1)	Losowanie statystyczne. Wymaga spełnienia warunku, aby wszystkie jednostki populacji miały równą szansę wyboru do próby. Do doboru używa się tablic liczb losowych bądź odpowiednich programów komputerowych.
2)	Losowanie intuicyjne. Dokonanie doboru odbywa się na podstawie zawodowej oceny audytora i może być uzasadnione przez np.: wartość jednostek populacji, poziom ryzyka, poziom reprezentacyjności.
3)	Losowanie systematyczne (interwałowe). Wymaga wyliczenia stałego przedziału losowania, tzw. inter wału. Interwał wyznacza się dzieląc populację przez liczebność próby. Pierwszą jednostkę do próby wybieramy losowo z przedziału od 1 do wartości interwału.
4)	 Losowanie „na chybił trafił”. Stosuje się je wtedy, gdy trudno zastosować inne metody np. Kiedy jednostkom populacji nie można przyporządkować kolejnych numerów.

4.5. Dowody audytowe
4.5.1. Dowody potwierdzające ustalenia audytu
W trakcie zadania audytowego audytor gromadzi dowody potwierdzające ustalenia audytu. Zgromadzone dowody audytowe muszą być:
a)	dostateczne - oparte na faktach, adekwatne i przekonujące na tyle, że inna wystarczająco kompetentna osoba dojdzie na ich podstawie do takich samych wniosków,
b)	wiarygodne - rzetelne i najlepsze możliwe do uzyskania przy użyciu właściwej techniki,
c)	istotne - wspierają ustalenia audytu i są powiązane z obiektami audytu,
d)	użyteczne- pozwalają zrealizować cele audytu.

4.5.2. Źródła i rodzaje dowodów audytowych
Wiarygodność dowodów potwierdzających ustalenia audytu jest różna w zależności od źródła ich pochodzenia oraz dostępu do nich (wewnętrzne, zewnętrzne). Największą wiarygodność mają dowody zewnętrzne, tworzone przez jednostkę zewnętrzną i pozostające pod jej kontrolą, gdyż komórka audytowana nie ma możliwości ich zmiany. Dowody wewnętrzne, tworzone przez podmiot audytowany i pozostające pod jego kontrolą w pewnych sytuacjach nie są dostateczne i wymagają potwierdzenia.

4.5.2.1. Potwierdzenie
Potwierdzenie pozytywne - audytor wysyła pisma do podmiotów zewnętrznych z prośbą o potwierdzenie informacji będących przedmiotem testów. Jeśli nie wszyscy odpowiedzą, należy ponowić prośbę o udzielenie informacji. Analiza wyników nie jest możliwa z pominięciem tych, którzy nie udzielili odpowiedzi.
Potwierdzenie negatywne - audytor wysyła pisma do podmiotów zewnętrznych z prośbą o potwierdzenie informacji będących przedmiotem testów. W piśmie audytor przedstawia informację będącą przedmiotem testu i wyjaśnieniem, że potwierdzeniem jest brak reakcji. Tylko jeśli informacja nie jest prawdziwa, podmiot zewnętrzny proszony jest o podanie rzeczywistych danych.

4.5.2.2. Badanie dokumentów
Badanie dokumentów jest podstawową techniką uzyskiwania dowodów audytowych. Sprawdzeniu podlega m.in. fizyczne istnienie dokumentu, terminowość wystawienia, zgodność z określonymi wymogami (np. wymogami prawnymi), wewnętrzną i zewnętrzną dokumentacją oraz stanem faktycznym.
Wiarygodność dokumentów jest uzależniona od wielu czynników, m.in. od źródła pochodzenia, terminowości sporządzenia, jakości systemu kontroli wewnętrznej, od tego, czy są oryginałami lub kopiami itd. W przypadku wątpliwości, co do wiarygodności dokumentu, audytor dąży do ustalenia stanu faktycznego.

4.5.2.3. Wywiad
Rozmowy są przeprowadzane na wszystkich etapach audytu. Audytor może przeprowadzać wywiady z pracownikami zatrudnionymi na różnych szczeblach. Istotne ustalenia z wywiadu audytor musi potwierdzić innymi dowodami. Wszystkie informacje słowne, które mogą potwierdzić jakiś wniosek w dokumentacji roboczej audytu, należy udokumentować. Notatki z wywiadów powinny zawierać wyłącznie fakty przedstawione przez respondenta, a nie opinie audytora.
Wywiad dokumentuje się protokołem z wywiadu.

4.6. Dokumenty robocze audytu
W celu dokonania ustaleń audytor posługuje się dokumentami roboczymi, gromadzonymi w aktach bieżących audytu. Nie jest wymagane powoływanie się na zgromadzone w aktach audytu dokumenty robocze, w tym:
a)  związane z przygotowaniem i realizacją zadania zapewniającego,
b)  związane z wykonywaniem czynności doradczych,
c)  dotyczące monitorowania realizacji zaleceń i przeprowadzania czynności sprawdzających.
Dokument roboczy audytu musi zawierać:
-	 tytuł i datę sporządzenia, określenie komórki audytowanej,
-	 podpis audytora.

4.6.1. Wykaz najczęściej stosowanych dokumentów roboczych audytu
Do dokumentów roboczych najczęściej stosowanych przez audytora wewnętrznego należą:
•	protokoły z narad (otwierającej, zamykającej, innych narad),
•	opis działań realizowanych przez komórkę audytowaną (w formie opisowej, notatki, diagramu, tabeli),
•	dokumentacja badania systemu kontroli wewnętrznej (kwestionariusze kontroli wewnętrznej, arkusze oceny systemu, diagramy i opisy kontroli wewnętrznej),
•	kwestionariusze samooceny,
•	zapisy testów (plany, arkusze wyliczeń, kopie dokumentów, listy z potwierdzeniem pozytywnym, protokoły z wywiadów, wydruki komputerowe),
•	listy kontrolne,
•	ścieżki audytu,
•	notatki (np. notatka służbowa, notatka z rozmowy, notatka informacyjna),
•	dokumenty opisujące realizację zaleceń (dokumentacja planowanych i podjętych działań np. plan wdrożenia, zmiany w procedurach),
•	mapa ryzyka (używana w analizie ryzyka, a także na etapie prezentacji wyników                z audytu),
•	arkusze ustaleń audytu.
Wymienione powyżej dokumenty robocze audytu nie wyczerpują katalogu dokumentów roboczych służących do poparcia dowodami ustaleń z audytu. W zależności od potrzeb zadania audytowego audytor może sporządzić dowolne dokumenty robocze, z uwzględnieniem wszelkich obowiązujących zasad ich sporządzania.

4.6.2. Zestawienia i analizy
Zestawienia i analizy przydają się przy identyfikowaniu trendów statystycznych, weryfikowaniu dokładności danych, opracowywaniu projekcji, szacunków, oraz stwierdzaniu należytego wykonania zadań lub zapisów. Każdy przegląd zapisów, zestawienie danych, lub analiza powinien zawierać następujące pozycje:
•	 wyjaśnienie celu ( odniesienie do kroku audytu),
•	metodyka zastosowana przy próbkowaniu,	obliczeniach itp.,
•	kryteria przyjęte do oceny danych ,
•	źródło danych i uwzględniony horyzont czasowy,
•	podsumowanie wyników analizy,
•	wnioski audytora.

4.6.3. Kwestionariusz samooceny
Kwestionariusze samooceny są stosowane przez audytora w początkowej fazie audytu. Uzyskane przy ich pomocy informacje wymagają potwierdzenia z innych źródeł. Pytania zawarte w kwestionariuszu dotyczą ryzyk dla jednostki audytowanej, jakie są związane z jej działalnością. Pytania mają charakter zamknięty (odpowiedź tak/nie) lub otwarty (możliwy jest opis działań komórki audytowanej przez osobę udzielającą odpowiedzi). Kwestionariusz samooceny jest wypełniany samodzielnie przez kierownika komórki audytowanej (lub wyznaczonego pracownika). 

4.6.4. Kwestionariusz kontroli wewnętrznej
Kwestionariusz kontroli wewnętrznej jest dokumentem roboczym zawierającym pytania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej. Jest stosowany w początkowej fazie audytu. Odpowiedzi pozwalają zrozumieć zasady funkcjonowania systemu kontroli. Kwestionariusz jest wypełniany przez audytora na podstawie odpowiedzi udzielonych przez pracownika komórki audytowanej lub jest wypełniany wspólnie. Uzyskane informacje wymagają potwierdzenia z innych źródeł. Pytania mają charakter zamknięty (odpowiedź tak/nie) lub otwarty (możliwy jest opis kontroli przez osobę udzielającą odpowiedzi).

4.6.5. Ścieżka audytu
Ścieżka audytu jest uproszczoną formą zapisu procedur obowiązujących w wybranej komórce organizacyjnej w ramach pojedynczego procesu. Ścieżka audytu to narzędzie wspomagające zarządzanie w jednostce. Służy dokumentowaniu wszystkich procesów zachodzących w danej organizacji oraz opisaniu kontroli wewnętrznej.
Dobrze skonstruowana ścieżka audytu pozwala na prześledzenie drogi podejmowania decyzji lub załatwienia danej sprawy, jak również powinna umożliwić odtworzenie przebiegu procesu na podstawie dostępnej w tej jednostce dokumentacji. Dobry zapis procedury powinien pozwolić na ocenę przeprowadzenia opisanych czynności po dłuższym okresie czasu. Ścieżka audytu jako dokument powinna podlegać aktualizacji w przypadku modyfikacji przebiegu procedury lub jej elementów.
Ścieżka audytu wskazuje między innymi:
•	czynności, które są wykonywane w ramach danego procesu;
•	wykonawców czynności - osoby realizujące poszczególne działania i odpowiedzialne za ich wykonanie w procesie;
•	odbiorców czynności - punkt wyjścia z procesu i jego zakończenie;
•	czas trwania poszczególnych działań - terminy, ramy czasowe dla wykonania poszczególnych czynności (jeżeli jest to możliwe);
•	dokumenty źródłowe - dokumenty otrzymane przez wykonawcę na wejściu                   do procesu (listy, wnioski i inne);
•	dokumenty wtórne - dokumenty powstałe w ramach procesu będące jego efektem (pisma wychodzące, listy sprawdzające, notatki służbowe, protokoły i inne);
•	miejsce dokonywania czynności i przechowywania ww. dokumentów;
•	formę przechowywania w/w dokumentów - forma elektroniczna czy papierowa;
•	systemy informatyczne wpierające realizację procesu na poszczególnych etapach,               w trakcie wykonywania poszczególnych czynności;
•	kolejność księgowania na poszczególnych kontach (w przypadku przepływu środków finansowych);
•	mechanizmy kontroli, rodzaje i etapy kontroli czynności dokonywanych w trakcie realizacji procesu i dokumentów źródłowych lub wtórnych.

Ścieżka audytu jest narzędziem służącym do wykrywania wrażliwych punktów procesu - w związku z tym uwzględniając specyfikę działalności danego podmiotu, powinna:
•	być opracowana odrębnie dla każdego procesu,
•	uwzględniać powiązania pomiędzy komórkami organizacyjnymi instytucji,
•	pokazywać, kto jest odpowiedzialny za daną jego część,
•	wskazywać systemy informatyczne wspierające realizację procesu,
•	dokładnie obrazować sposób zarządzania, kontrolowania i monitorowania procesu,               w tym środków finansowych,
•	wskazywać, kto sporządza jakie dokumenty i kto te dokumenty sprawdza, akceptuje
•	przesyła dalej,
•	dla przepływu środków finansowych, przedstawić kolejność księgowania                       na poszczególnych kontach, najlepiej ilustrując przepływy diagramem pokazującym, na jakich kontach środki finansowe są księgowane na poszczególnych etapach procesu,
•	uwzględniać procedury alternatywne, tzn. takie które są stosowane przy zmianie toku załatwiania sprawy.
Oceniając przebieg ścieżki audytu audytor wewnętrzny wykorzystuje w/w kryteria. 

4.6.6. Diagram
Diagram należy do podstawowych dokumentów wykorzystywanych w audycie wewnętrznym - w początkowych fazach audytu, na ogół na etapie wstępnego przeglądu. Może być wykonany w komórce audytowanej, jak również przez audytora.

4.6.7. Lista kontrolna
Lista kontrolna jest podstawowym dokumentem, jakim posługują się audytorzy. Może być stosowana na każdym etapie realizacji zadania audytowego. Audytorzy badają wykonywanie i rejestrowanie czynności nadzoru, ustalając czy nadzór jest wykonywany rzeczywiście, czy też jest tylko formalny. 

4.7. Sprawozdawczość
4.7.1. Przedstawienie wstępnych wyników
Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie z audytowanym wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń.
W celu pisemnego uzgodnienia z audytowanym wstępnych wyników audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustaleń i propozycji, zaleceń audytor może opracować projekt sprawozdania, w którym prezentuje w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie przeprowadzania zadania.
Projekt sprawozdania zawiera w szczególności:
1)  temat i cel zadania;
2)  zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania;
3)  datę rozpoczęcia zadania;
4)  ustalenia i ocenę według kryteriów przyjętych w programie, 
5)  zalecenia;
6)  odniesienie się audytora wewnętrznego do zastrzeżeń, 
7)  ogólną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej                  
w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem;
8)  datę sporządzenia sprawozdania;
9)  imię i nazwisko audytora wewnętrznego realizującego zadanie oraz jego podpis.
Treść projektu sprawozdania z przeprowadzenia audytu jest przedstawiana kierownikowi komórki audytowanej na naradzie zamykającej.

Narada zamykająca
 W celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę zamykającą. W naradzie zamykającej mogą brać udział audytorzy uczestniczący w zadaniu audytowym oraz kierownik komórki audytowanej                     i wskazani przez niego pracownicy. Celem narady zamykającej jest: zaprezentowanie kierownikowi wyników audytu, osiągnięcie porozumienia w kwestii ustaleń audytu, zapoznanie z proponowanymi lub już podjętymi działaniami naprawczymi, uzgodnienie trybu i sposobu wdrożenia zaleceń z audytu.
Przebieg narady jest dokumentowany protokołem z narady zamykającej (wzór protokołu zamieszczono w załączniku nr 8). 
Protokół z narady zamykającej podpisuje audytor uczestniczący w naradzie oraz kierownik komórki audytowanej albo osoba przez niego wskazana uczestnicząca w naradzie. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki audytowanej lub osoby przez niego wskazanej uczestniczącej w naradzie, audytor prowadzący naradę czyni o tym wzmiankę w protokole. W takim przypadku kierownik komórki audytowanej lub osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu.

4.7.2. Sprawozdanie z zadania audytowego
Audytor wewnętrzny, po uzgodnieniu wstępnych wyników audytu wewnętrznego lub              po wniesieniu zastrzeżeń, sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego zawierające               w szczególności:
1)  temat i cel zadania;
2)  zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania;
3)  datę rozpoczęcia zadania;
4)  ustalenia i ocenę według kryteriów przyjętych w programie, 
5)  zalecenia;
6)  odniesienie się audytora wewnętrznego do zastrzeżeń;
7)  ogólną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej                    w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem;
8)  datę sporządzenia sprawozdania;
9)  imię i nazwisko audytora wewnętrznego realizującego zadanie oraz jego podpis.
Sprawozdanie jest przekazywane dla  Wójta Gminy i dla kierownika komórki/jednostki audytowanej, w której przeprowadzono audyt wewnętrzny. Jeden egzemplarz sprawozdania włącza się do bieżących akt audytu. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi jednostki audytowanej tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.
Sprawozdanie powinno być jasne, zwięzłe, przejrzyste, obiektywne oraz kompletne. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 9.
Jasność - Wszelkie sprawozdania muszą być jasne, zrozumiałe i nie powinny wymagać konieczności ich interpretowania ani ustnych wyjaśnień.
Zwięzłość -Wszelkie sprawozdania muszą być trafne i dotyczyć przedmiotu audytu. Niekoniecznie oznacza to że muszą być krótkie.
Rzetelność -Wszelkie sprawozdania winny zachować równowagę, biorąc pod uwagę wrażliwość klientów audytu. Nacisk należy położyć na warunki poprawy, a nie na krytykę osób lub zdarzeń w przeszłości.
Terminowość - Wszelkie sprawozdania muszą być wydawane na czas po zakończeniu danego zadania.
	Audytowany, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie audytora wewnętrznego i Wójta Gminy.
W przypadku odmowy realizacji zaleceń audytowany przedstawia, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, pisemne stanowisko Wójtowi Gminy i audytorowi wewnętrznemu.
W przypadku odmowy realizacji zaleceń, Wójt Gminy podejmuje decyzję dotyczącą realizacji zaleceń, informując o tym audytowanego i audytora wewnętrznego.

4.8. Czynności sprawdzające
Audytor wewnętrzny ma obowiązek monitorowania wykonania zaleceń audytu.
Monitorowanie może przybierać formę ustną lub pisemną. 
Audytor wewnętrzny po upływie terminów realizacji zaleceń przeprowadza czynności sprawdzające.
Wynik czynności sprawdzających audytor wewnętrzny przedstawia w notatce informacyjnej dla Wójta Gminy i audytowanego.
Czynności sprawdzające to zespół czynności wykonywanych przez audytora wewnętrznego w celu sprawdzenia czy i w jakim stopniu, kierownictwo jednostki audytowanej podjęło kroki zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń (uwag i wniosków) udzielonych w wyniku audytu lub czy kierownictwo oceniło ryzyko związane z nie wdrożeniem danego zalecenia.
Przeprowadzenie czynności sprawdzających jest obligatoryjne dla każdego zadania zapewniającego. Przeprowadzenie czynności sprawdzających nie wymaga wystawienia odrębnego upoważnienia Wójta Gminy. Decyzję o przeprowadzeniu czynności sprawdzających podejmuje audytor wewnętrzny. 
W celu przeprowadzenia czynności sprawdzających audytor wewnętrzny może wystosować do osoby lub osób odpowiedzialnych za realizację zaleceń z audytu zawartych w sprawozdaniu pisemne zapytanie o stan prac nad ich wdrożeniem.
Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej. Wzór notatki informacyjnej z przeprowadzenia czynności sprawdzających zamieszczono w załączniku nr 9 do Księgi. Jeden egzemplarz notatki włącza się do bieżących akt zadania audytowego, którego dotyczyły przeprowadzone czynności sprawdzające.

4.9. Przegląd jakości zadania audytowego
Po zakończeniu każdego zadania audytowego, audytorzy zwracają się do kierownika komórki audytowanej z prośbą o wypełnienie ankiety poaudytowej, której wzór umieszczono w załączniku nr 10 do Księgi. Zebrane informacje mają służyć poprawie jakości zadań audytowych realizowanych w przyszłości.

4.10. Czynności doradcze
Plan audytu wewnętrznego na dany rok zawiera zadania zapewniające oraz doradcze. 
Audytor wewnętrzny może wykonywać czynności doradcze służące wspieraniu kierownika jednostki w realizacji celów i zadań, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy.
Cel i zakres czynności, audytor wewnętrzny uzgadnia z Wójtem Gminy.
	Audytor wewnętrzny powstrzymuje się od wykonywania czynności doradczych, które prowadziłyby do przyjęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką, i informuje o tym kierownika jednostki.
	W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić propozycje dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki.
Sposób wykonania i dokumentowania przebiegu oraz wyniku czynności doradczych powinien być odpowiedni do rodzaju i charakteru działań audytora wewnętrznego.
Czynności doradcze są wykonywane:
•	z inicjatywy audytora,
•	na wniosek Wójta Gminy,
•	na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej gminy, za zgodą Wójta Gminy.
Celem zadań doradczych jest przysporzenie wartości oraz usprawnienie procesów ładu organizacyjnego, zarządzania ryzykiem i kontroli z zachowaniem zasady, że audytor wewnętrzny prowadzący czynności doradcze nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności kierownictwa. Przykładami takich usług są konsultacje, doradztwo, usprawnienie oraz szkolenia.
W uzasadnionych przypadkach realizowane są zadania doradcze planowe oraz poza planem audytu zgodnie z procedurą zamieszczoną w rozdziale 3.2 Księgi.
Przed przystąpieniem do realizacji czynności doradczych audytor wewnętrzny                        w porozumieniu z kierownikiem komórki (wnioskodawcą), uzgadnia warunki na jakich prowadzone będzie zadanie doradcze to jest w szczególności:
•	cel i zakres zadania;
•	harmonogram realizacji;
•	zakres podmiotowy;
•	sposób przeprowadzenia zadania;
•	obowiązki i zakres odpowiedzialności obu stron.
Podstawą realizacji czynności doradczych przygotowywane jest imienne upoważnienie do przeprowadzenia zadania doradczego.
Komórka, na rzecz której prowadzone będą czynności doradcze przekazuje komplet materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadania doradczego. 
Realizacja zadania doradczego prowadzona jest zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego.
Do czynności doradczych stosuje się dokumentację roboczą jak do zadania audytowego, która przechowywana jest w aktach bieżących.
Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności doradczych sporządza informację/sprawozdanie/opinię z przeprowadzonych czynności. Forma i zawartość sprawozdania z realizacji czynności doradczych powinna być odpowiednia do rodzaju                   i charakteru działań podjętych przez audytora wewnętrznego.
Czynności przeprowadzone podczas przeprowadzania zadania audytor dokumentuje                 w informacji/notatki/sprawozdania z czynności doradczych. Przed przekazaniem  audytor wewnętrzny zatwierdza informację/sprawozdanie/opinię. Informacja/sprawozdanie/opinia                z przeprowadzania zadania doradczego przekazywana jest kierownikowi komórki audytowanej oraz Wójtowi Gminy oraz włączana do akt bieżących zadania.
W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinię lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. Wójt Gminy i/lub kierownik komórki na rzecz, której prowadzone było zadanie doradcze nie są związani wnioskami/zaleceniami/opiniami przedstawionymi przez audytora wewnętrznego.
Kierownik komórki, na rzecz którego prowadzone było zadanie doradcze, informuje                 w terminie 2 miesięcy audytora wewnętrznego o sposobie wykorzystania przekazanej informacji/sprawozdania/opinii. W przypadku braku informacji, audytor wewnętrzny zwraca się z prośbą o przekazanie dokumentu informującego o sposobie wykorzystania informacji/sprawozdania/opinii z przeprowadzonego zadania doradczego. Informacja, o której mowa wyżej, służy ocenie przydatności sformułowanych wniosków/opinii.
Przy wykonywaniu zadań doradczych audytor wewnętrzny powinien wziąć pod uwagę zapisy zasad wykonywania działalności doradczej przez audytorów wewnętrznych (Practice Advisories). 

5. Akta audytu	

Audytor wewnętrzny dokumentuje czynności i zdarzenia mające znaczenie dla prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce.
Audytor wewnętrzny prowadzi:
1)     dokumentację dotyczącą zadania audytowego;
2)  pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego.
Dokumentacja dotycząca zadania audytowego obejmuje w szczególności:
1)	program zadania zapewniającego;
2)	sprawozdanie z zadania zapewniającego;
3)	wynik czynności doradczych;
4)	notatkę informacyjną z czynności sprawdzających;
5)	dokumenty robocze:
a)	związane z przygotowaniem i realizacją zadania zapewniającego,
b)	związane z wykonywaniem czynności doradczych,
c)	dotyczące monitorowania realizacji zaleceń i przeprowadzania czynności sprawdzających.
Dokumentacja dotycząca zadania audytowego i pozostała dokumentacja audytu wewnętrznego stanowią własność jednostki.
Aby zapewnić wysoką jakość audytu i uprościć opracowywanie dokumentów roboczych gromadzonych w trakcie audytu, jak również aby umożliwić dostęp uprawnionych osób trzecich do informacji na temat przebiegu audytu, wszelkie dokumentu robocze powinny być zamieszczone w aktach audytu. Akta audytu należy układać według jednolitych wymogów zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

5.1. Klasyfikacja, rejestracja, znakowanie i archiwizacja akt audytu
5.1.1. Oznaczenie teczek
Dokumenty tworzone i wykorzystywane na stanowisku Audytora wewnętrznego do celów planowania i realizacji audytu wewnętrznego zamieszcza się w teczkach aktowych - wg zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Audytor wewnętrzny zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w formie pisemnej lub elektronicznej. 
Akta z uwzględnieniem podziału na stałe i bieżące są wpisane do teczek opisywanych zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Przykład nr 1
Teczka oznaczona jest w następujący sposób : AW. 1721/AS/2021, gdzie:
AW - symbol komórki Audytu Wewnętrznego
1721 - oznaczenie zgodne z hasłem klasyfikacyjnym instrukcji kancelaryjnej;
AS - symbol literowy oznaczenia rodzaju dokumentów (akta stałe);
2021 - oznaczenie roku.

Na początku każdej teczki powinien znajdować się spis akt w niej zawartych oraz Karta przeglądu dokumentacji. Ponadto każda prowadzona teczka zawiera spis spraw zgodny                      z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Każda teczka aktowa akt audytu opatrzona jest następującymi informacjami:
-	 nazwa jednostki i komórki organizacyjnej,
-	 symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
-	 tytuł teczki, nazwa hasła klasyfikacyjnego,
-	 roczne daty końcowe akt,
-	 kategoria archiwalna.
Znakowanie dokumentacji audytowej odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Akta audytu przekazuje się do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, według zasad określonych w Urzędzie Gminy Damnica.

5.1.2. Akta stałe audytu
Teczki akt stałych audytu zawierają regulacje zewnętrzne i wewnętrzne stanowiące podstawę funkcjonowania Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych oraz informacje dotyczące obszarów mogących być przedmiotem audytu wewnętrznego.
W szczególności akta stałe obejmują:
- akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie ,
- dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej i mające wpływ na system kontroli finansowej,
- inne informacje mogące mieć wpływ na prze prowadzenie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka,
Akta stałe podlegają na bieżąco aktualizacji, a teczka z aktami może zawierać podteczki               z planami i sprawozdaniami z kolejnych lat.
Dokumenty gromadzone w stałych aktach audytu, archiwizowane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu i jednostki organizacyjne w ramach odpowiednich haseł klasyfikacyjnych, z wyłączeniem rocznych planów audytu i innych dokumentów wytworzonych przez audytora wewnętrznego, prowadzone są poza systemem klasyfikacji ustalonym w rzeczowym wykazie akt i nie podlegają przekazaniu do archiwum rzeczowego.
Dobór dokumentów umieszczonych w formie papierowej do akt stałych następuje na podstawie profesjonalnego osądu audytora wewnętrznego, stosownie do potrzeb audytu. Ze względu na dużą zmienność prawodawstwa uwzględnia się możliwość tworzenia wykazu aktów prawnych, pozostających w sferze zainteresowania audytu wewnętrznego, nie załączanych do akt stałych w formie wydruku.

5.1.3. Akta bieżące
Akta bieżące audytu służą udokumentowaniu przeprowadzenia każdego zadania audytowego. Na akta składają się trzy części:
Cześć A zawiera
a)	 chronologicznie uporządkowaną (według dat wytworzenia) korespondencję                          z komórkami audytowanymi, lub inną związaną z prowadzeniem zadania audytowego (np. pisma o rozpoczęciu zadania audytowego, o naradzie otwierającej, zamykającej, pismo przekazujące kierownikom komórek audytowanych sprawozdanie wstępne bądź ostateczne, wnioski do Wójta Gminy proponujące przedłużenia terminu realizacji zadania audytowego);
b)	imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
c)	dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego oraz sam program zadania audytowego,
a)	protokół z narady otwierającej,
b)	wstępne ustalenia i wnioski;
c)	sprawozdanie
d)	protokół z narady zamykającej;
e)	ewentualną korespondencję z komórką audytowaną dotyczącą przyjęcia ustaleń audytora wewnętrznego, zgłoszenia ewentualnych umotywowanych zastrzeżeń przez audytowanych, poinformowanie o terminie realizacji zaleceń itp.:
f)	stanowisko audytora wewnętrznego wraz z uzasadnieniem, w przypadku nie uwzględnienia przez niego zgłoszonych dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń przez kierownika jednostki audytowanej;
j) harmonogram wdrożenia zaleceń, przedstawiany przez komórkę lub jednostkę organizacyjną;
k) dokumenty dotyczące czynności sprawdzających;
Gromadzenie tej dokumentacji ma na celu umożliwienie sprawnego prześledzenia procedury
podejmowanej w toku wykonywania zadania audytowego.
Grupa B zawiera:
Wszelkie akty prawne związane z audytowaną działalności, aktualne na dzień przeprowadzania zadania audytowego oraz w innych okresach niezbędnych przy dokonywaniu przedmiotowej analizy.
Poza tym:
a)	 podział zadań audytowanych komórek organizacyjnych;
b)	 zakresy obowiązków;
c)	 dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz otrzymywane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu;
d)	 inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego (np. opinie prawne, pisma od organów nadzorujących związane z prowadzoną działalnością zawierające wytyczne, wskazówki bądź polecenia).
Powyższe ma ustalić sprawne dotarcie i poruszanie się po podstawach prawnych regulujących audytowaną działalność; wykorzystywane głównie na etapie przeglądu wstępnego.
Poza tym ma umożliwić zapoznanie się z dokumentacji wytworzonymi przez komórki audytowane w celu zorganizowana ich działalności.
Grupa C zawiera:
g)	 wszelkie dokumenty robocze przygotowane przez audytora wewnętrznego w fazie wstępnej (np.; ścieżki audytu, opisy badanych procedur, graficzne ilustracje procesów, tzw, diagramy);
h)	 kwestionariusze kierowane do pracowników i funkcjonariuszy realizujących poszczególne czynności w procesie;
i)	 dokumenty będące dowodami przeprowadzonych badań, np. testów rzeczywistych;
j)	 notatki informacyjne;
k)	 przeprowadzone, w oparciu o badaną dokumentację, analizy;
l)	 kserokopie oraz odpisy z badanej dokumentacji;
m)	 arkusze ustaleń.
Ma na celu zgromadzenie dokumentacji roboczej tworzonej w roku prowadzonych zadań audytowych.
W toku prowadzonego zadania audytor wewnętrzny może sporządzać notatki służbowe, dotyczące czynności audytowych oraz innych zdarzeń mających znaczenie dla ustaleń audytu. Dołącza się je do akt bieżących, których treść notatki dotyczy. Akta bieżące zawierają oznaczenie sprawy (znak sprawy), której dotyczą oraz numer referencyjny dokumentu. Numer referencyjny nadaje się na potrzeby ewidencjonowania dokumentacji roboczej audytu.
Sposób nadania numerów referencyjnych dokumentom należącym do grona akt bieżących przedstawia się następująco:
A 01/AB/2021-01
gdzie:
A - odpowiednia grupa bieżąca,
01- kolejny numer dokumentu roboczego w danej części akt bieżących,
AB - symbol literowy akt bieżących
2021-01- pierwszy człon stanowi rok, w którym realizuje się zadanie audytowe, po myślniku- numer zadania audytowego realizowanego w danym roku.
Dokumenty, stanowiące akta bieżące audytu, porządkuje się w kolejności wynikające z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i zamieszczając na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie oraz kartą informacyjną z przeglądu dokumentacji. W spisie akt bieżących umieszcza się m.in. informację o nazwie dokumentu oraz odpowiedniej stronie akt. Wzór spisu stanowi załącznik nr 11 do księgi procedur.
Prawo wglądu do akt bieżących mają kierownicy komórek audytowanych, Wójt Gminy oraz inne osoby upoważnione. Akta audytu przekazuje się do archiwum zakładowego zgodnie                 z obowiązującymi przepisami prawa, według zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie Gminy Damnica.

6. Procedury dokonywania zmian w księdze procedur audytu wewnętrznego	

Audytor wewnętrzny monitoruje czynniki zewnętrzne i wewnętrzne mogące wywoływać konieczność zmiany procedur audytu wewnętrznego. Czynniki zewnętrzne mogą wynikać z ogólnych zasad wdrażania audytu wewnętrznego, takich jak uwarunkowania proceduralne, formalne, systemowe czy legislacyjne. Czynniki wewnętrzne mogą dotyczyć przede wszystkim uwarunkowań wewnątrz samego Urzędu Gminy takich jak: zmiany organizacyjne, poszerzenie lub zmiany zakresu działania audytu. Zmiany w księdze mogą polegać na anulowaniu dotychczasowych zapisów i wprowadzeniu nowych lub uzupełnieniu o nowe treści.
W przypadku zaistnienia rozbieżności pomiędzy procedurami zawartymi w księdze,  a nowym stanem prawnym lub faktycznym, jak również wystąpienia potrzeby wprowadzenia nowych rozwiązań, Audytor wewnętrzny podejmuje działania mające na celu wyeliminowanie niezgodności. Do chwili wprowadzenia zmian w księdze, obowiązującymi regulacjami są przepisy wyższego rzędu.
Zmiany i uzupełnienia w księdze są dokonywane zgodnie z procedurą obowiązującą               w Urzędzie Gminy Damnica.
Księgę procedur audytu wewnętrznego wraz z aneksami umieszcza się w aktach określających zasady i metodykę audytu wewnętrznego (symbol klasyfikacyjny 1721).

7.	Załączniki	

Wzory dokumentów i formularzy stosowanych i zalecanych do wykorzystania przez audytora wewnętrznego określają załączniki do niniejszej księgi, których spis umieszczono    w tabeli poniżej. W zależności od wymogów lub specyfiki zadania audytowego wzory te mogą być zmieniane lub dostosowywane do celów i potrzeb audytu.
Lista załączników do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego:
1.	Opis matematycznej metody analizy ryzyka
2.	Wzór upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego
3.	Wzór zawiadomienia o planowanym terminie realizacji zadania
4.	Wzór programu zadania audytowego
5.	Wzór protokołu z narady otwierającej
6.	Wzór arkusza ustaleń audytu
7.	Wzór protokołu z narady zamykającej
8.	Wzór sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego
9.	Wzór notatki informacyjnej z przeprowadzenia czynności sprawdzających
10.	Wzór ankiety poaudytowej.
11.	 Arkusz spisu akt bieżących.

Załącznik nr 1 
 do Księgi Procedur 
Audytu Wewnętrznego

Matematyczna metoda analizy ryzyka

Celem zaprezentowanej metody analizy ryzyka jest wybranie zadań audytowych do wykonania w planie rocznym. Zastosowana metoda analizy wykorzystuje arkusz kalkulacyjny.

Etapy przeprowadzania analizy

1.	Punktem wyjścia jest identyfikacja wszystkich możliwych zadań audytowych, czyli wykonanie oceny potrzeb audytu. Wszystkie zadania wyliczone są w kolumnie 1 tabeli nr 1 („Nazwa zadania audytowego”).
2.	Następnie należy określić jednostki organizacyjne odpowiedzialne za prawidłowy przebieg danego procesu (kolumna 2 „Nazwy jednostek audytowanych”).
3.	Po zasięgnięciu opinii kierownictwa jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za dany proces oraz kierownictwa (kolumna 10 „ Priorytet kierownictwa), dla każdego                 z priorytetów przyznawane są wagi, które zostaną użyte w modelu. W zależności od znaczenia, jakie Audytor wewnętrzny przywiązuje do opinii kierownictwa przyznawane wagi mogą się zmieniać. W prezentowanym modelu przyznawane dla priorytetu kierownictwa wagi wynoszą:
•	duży	- 0,30 (30%),
•	średni - 0,15 (15%),
•	niski	- 0,0 (0%).

4.	W kolumnie 11 uwzględniany jest czynnik ryzyka- czas jaki upłynął od ostatniego audytu (kolumna 11 „Data poprzedniego audytu”). W prezentowanym modelu przyznawane wagi wynoszą:
•	nigdy - 0,3 (30%)
•	2018 - 0,2 (20%)
•	2019	- 0,1 (10%)
•	2020	- 0,0 (0%)
5.	Określenie wag dla kryteriów ryzyka w modelu. Pomocna jest tabela z kryteriami ryzyka. Suma poszczególnych wag musi wynosić 1. Wagi dla poszczególnych kryteriów ustalane są przez audytora na podstawie profesjonalnego osądu                     (professional judgement). Wagi poszczególnych kryteriów ryzyka mają wpływ na wynik obliczeń wskazanych w kolumnie 12 „ocena po uwzględnieniu kryteriów”.

6.	Przyznanie punktów dla przyjętych w tym modelu kategorii ryzyka. Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane są przez audytorów na podstawie ich profesjonalnego osądu. Punkty (1,2,3, lub 4) przyznawane dla poszczególnych kategorii po uwzględnieniu wag (pkt 5), są wykorzystane do obliczenia rezultatu               w kolumnie 12 „Ocena po uwzględnieniu kategorii ryzyk”.

7.	Kolumna „Ocena po uwzględnieniu kategorii”. Algorytm obliczeń jest następujący:

[(waga istotność x liczba punktów)+
(waga jakość zarządzania x liczba punktów)+
(waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów)+
(waga czynniki zewnętrzne x liczba punktów)+
(waga czynniki operacyjne x liczba punktów)]/4

(4 to wartość maksymalna jaką można przyznać dla danego kryterium).

8.	Ocena ryzyka według daty ostatniego audytu. Obliczenia uwzględniają wynik                     w kolumnie 12 oraz datę przeprowadzenia ostatniego audytu (wynik w kolumnie 13). Algorytm obliczeń jest następujący: wynik kolumna 12 + wartość wagi z pkt 4 przyznana dla danego okresu w kolumnie 11).

9.	Ocena ryzyka według priorytetu kierownictwa. Obliczenia uwzględniają wynik                  w kolumnie 13 oraz dodatkowo priorytet kierownictwa. Algorytm obliczeń jest następujący:

Wynik z kolumny 14 („Ocena ryzyka po uwzględnieniu priorytetu kierownictwa”) = wynik z kolumny 13 + wartość liczbowa odpowiadająca priorytetowi kierownictwa.

10.	Sprowadzenie uzyskanych wyników procentowych do wspólnego mianownika. Wynik zapisany jest w kolumnie 15 (końcowa ocena ryzyka).  

11.	Kolumna 16 („ilość dni roboczych”) pozwala przyporządkować poszczególnym zadaniom audytowym odpowiednią ilość dni roboczych.

•	100% do 75% - najwyższy priorytet - 90 dni roboczych
•	75% do 50% - wysoki priorytet - 60 dni roboczych
•	50% do 30% - średni priorytet - 45 dni roboczych
•	Poniżej 30 % - 30 dni roboczych

Tabela nr 1 
Nazwa zadania audytowego	Nazwa jednostki audytowanej	KATEGORIE RYZYK	Priorytet kierownictwa	Data ostatniego audytu	OCENA RYZYKA	Ilość dni roboczych	
		Istotność	Jakość zarządzania	Kontrola wewnętrzna	Czynniki zewnętrzne	Operacyjne			PO UWZGLĘDNIENIU	Końcowa		
									Kryteriów	Daty ostatniego audytu	Priorytetów kierownictwa			
		0,25	0,15	0,25	0,15	0,20								
Zadanie 1														
Zadanie 2														
Zadanie 3														
Zadanie 4														
Zadanie 5														
Zadanie 6														
Zadanie 7														
Zadanie 8														

Tabela nr 2

Kategorie ryzyka	
	Istotność	Jakość zarządzania	Kontrola wewnętrzna	Wpływ czynników zewnętrznych	Operacyjne	
1	Brak implikacji finansowych	Bardzo wysoka	Bardzo wysoka (BW)	Niski wpływ	Mała	
2	Małe implikacje finansowe	Wysoka	Wysoka (W)	Umiarkowany	Średnia	
3	Duże implikacje finansowe	Umiarkowana	Zadawalająca (W/Z lub Z/N/)	Wysoki	Duża	
4	Kluczowy system finansowy	Niska	Niska (N)	Bardzo wysoki	bardzo duża	
Waga w modelu	
	0,25	0,15	0,25	0,15	0,20	

Czynniki ryzyka w analizie ryzyka

Zaprezentowane w tabeli nr 2 kategorie ryzyka są kategoriami przykładowymi, jednymi                  z wielu możliwych. W celu przypisania właściwej wartości danej kategorii ryzyka, należy uwzględnić szereg czynników ryzyka. 

1. Istotność pod względem finansowym	
Wielkość budżetu/planu finansowego: majątek własny, dochody, wydatki;	
Koszty inwestycji	
Rzetelność sprawozdań finansowych: częste zmiany pracowników księgowości, niedawne zmiany w systemie księgowania	
Wielkość zewnętrznych źródeł finansowania: terminowość otrzymywania środków budżetowych	
Finansowanie jednostek zewnętrznych: dotacje, porozumienia	
Zatory płatnicze: obawa utraty płynności finansowej, problemy z pozyskiwaniem                       i egzekwowaniem dochodów	
2.Wpływ czynników zewnętrznych:	
Presja społeczna, wizerunek społeczny jednostki	
Wzrost cen: inflacja, stopy procentowe, kursy walutowe	
Siła wyższa: pożar, powódź	
Poziom skomplikowania i zmienność przepisów	
Kontrola środków z UE	
Uzależnienie od internetu i poczty elektronicznej	
3. Środowisko kontroli wewnętrznej	
Nie przystawanie pisemnych procedur do rzeczywistości	
Brak kryteriów oceny i wyznaczników błędów	
Braki w kontroli automatycznej autoryzacji w środowisku komputerowym	
Braki w dokumentacji, dokumenty sporządzone po terminie	
Podział obowiązków w zakresie kontroli i nadzoru: istnienie podziału obowiązków, istnienie wymogu autoryzacji	
Delegowanie funkcji: brak pisemnych upoważnień, niewystarczający przepływ informacji, błędy w zawieranych umowach  	
4.Wpływ czynników ryzyka wrodzonego	
Skala działalności	
Majątek trwały	
Liczba pracowników	
Ilość transakcji finansowych	
Rozległa sieć informatyczna	
Niska rentowność, ograniczenia w możliwości dofinansowania	
5. Wpływ czynników operacyjnych	
Czynniki ludzkie: doświadczenie zawodowe pracowników, polityka szkoleniowa	
Skomplikowanie operacji	
Personel: zachwiane morale, niezadowolenie, stres, częste zmiany na stanowiskach kluczowych	
Informacja: integralność baz danych, bezpieczeństwo IT, poufność baz danych	
Wzrost ilości i skomplikowania spraw	
Prowadzone projekty: liczba, poziom skomplikowania, możliwość opóźnień, nadmiernych kosztów	
Innowacyjność: opór pracowników, brak skłonności do zmian, koszty wdrażania	
6.Data ostatniego audytu	
Czasokres jaki upłynął od przeprowadzenia ostatniego audytu lub kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej	
7.Priorytet kierownictwa	
Negatywne konsekwencje nie przeprowadzenia audytu wewnętrznego	

    Załącznik nr 2 
           do Księgi Procedur 
            Audytu wewnętrznego

……………………………………..		            ….…...…………………………….
(pieczęć nagłówkowa jednostki 
sektora finansów publicznych) 				(data i miejsce wystawienia)

		           
          
………………………………………………
               (numer  upoważnienia)

Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego w roku ………….

Na podstawie art. 287 ust. 1 i ust 3. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.)
upoważnia się Pana
…………………………………………………………………………………... ……………...
                         (imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego na rok/poza planem audytu wewnętrznego*)

w ………………………………………………………………………………………...…………
(nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)

w…………………………………………………………………………………………………
(nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)

Termin ważności upoważnienia upływa z dniem……………………………………………….

…………………………………………….
                                                    (pieczątka i podpis kierownika jednostki)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia………………..............

…………………………………………….
                                                                                                (pieczątka i podpis kierownika jednostki)

Załącznik nr 3 
do Księgi Procedur
   Audytu Wewnętrznego

    nr zadania audytowego

								Kierownik
								komórki audytowanej
								w………………………………….

ZAWIADOMIENIE
o planowanym terminie przeprowadzenia audytu wewnętrznego

Uprzejmie informuje, iż w dniach od……………..………do……….…….……planowane jest 
					       (data początkowa)	           (data końcowa)

przeprowadzenie audytu wewnętrznego w komórce……………………………………………
w…………………………………………………………………………………………………

na temat………………………………………………………………………………………….
(temat zadania)

Zgodnie z planem audytu wewnętrznego na rok……………/poza planem audytu, na zlecenie.

Cel, tematyka i założenia organizacyjne zadania audytowego zostaną przedstawione na naradzie otwierającej, której przeprowadzenie planowanej jest w dniu………………………...										     (data narady)
o godzinie………………………..w siedzibie…………………………………………………..

Ze strony komórki audytowanej udział w naradzie otwierającej bierze kierownik komórki lub osoba przez niego wyznaczona.

W załączeniu przekazuje kwestionariusz samooceny, dotyczący zakresu przedmiotowego audytu wewnętrznego, z prośba o jego wypełnienia przez…………………………………...…
i odesłanie audytowi wewnętrznemu do dnia…………………………………………………...

  ………………………………………
(data)				           (podpis audytora wewnętrznego)

     Załącznik nr 4 
         do Księgi Procedur 
   Audytu Wewnętrznego

Program zadania audytowego

Nazwa zadania audytowego (tematu)	
	
Nr zadania audytu	
	
Łączna liczba przyznanych dni 
(plan audytu)	

Planowany termin rozpoczęcia audytu	
	
Planowany termin ogłoszenia sprawozdania z przeprowadzenia audytu	

Planowany termin ogłoszenia ostatecznego sprawozdania z przeprowadzenia audytu	

Cel audytu	
	
Zakres audytu 
(podmiotowy i przedmiotowy)	

Metodyka/techniki audytu(planowane techniki przeprowadzenia zadania; problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach; rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania; założenia organizacyjne; planowany harmonogram przeprowadzania zadania)		
Ocena ryzyka audytu	
	
Planowany czas trwania audytu	
	
Nazwiska audytorów wykonujących audyt	
	
Audytor odpowiedzialny	
	
Uwagi

							……………………………………….
(data)				    (podpis audytora wewnętrznego)

  Załącznik nr 5 
 do Księgi Procedur 
Audytu Wewnętrznego

       Damnica, dnia……………………..

Protokół z narady otwierającej

Nr zadania audytowego: 
Nazwa komórki audytowanej:  

Osoby obecne podczas narady:

1) 
         (imię, nazwisko-stanowisko)

2) 
         (imię, nazwisko-stanowisko)

3) 
         (imię, nazwisko-stanowisko)

Przebieg narady:

……………………………………………..	       ……………………………………………
         (data)			  	 (podpis audytora wewnętrznego)

……………………………………………..	       ……………………………………………
    (data)	(podpis kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez kierownika pracownika)

    Załącznik nr 6
   do Księgi Procedur
  Audytu Wewnętrznego

Arkusz ustaleń audytu

Nazwa zadania:……………………………………………………………………………….

Nr zadania:……………………………………………………………………………………

Przygotował:…………………………………………………………………………………….

1.	Omówienie stanu faktycznego dotyczącego badanego obszaru:

	Podstawowe akty prawne i zarządzenia wewnętrzne:

	Badane procesy:

Proces		
Obiekt audytu		
Obiekt kontroli (Przedmiot kontroli)		
Kryteria (Wymagania)		
Ryzyka (Negatywne skutki)		
Metodyka (Sposób weryfikacji) 		
Fakty (Ewentualne nieprawidłowości)		
Przyczyny		
Rekomendacje		

2.	Wnioski

3.	Reakcja na zalecenia

4.	Narada zamykająca (ostateczne ustalenia)

5.	Dyspozycje dotyczące arkusza

 włączyć do ostatecznego sprawozdania

 nie włączać do ostatecznego sprawozdania

……………………………………………..     ……………………………………………                                        (data)			  	 	                      (podpis audytora wewnętrznego)

    Załącznik nr 7
   do Księgi Procedur
  Audytu Wewnętrznego

……………………………….
                                                    (miejscowość, data)

Protokół z narady zamykającej

Nr zadania audytu:…………………………………………………………………………….

Nazwa komórki audytowanej:………………………………………………………………...

Data sporządzenie protokołu:…………………………………………………………………

Osoby obecne podczas narady:

1)…………………………………………………………
         (imię, nazwisko-stanowisko)

2)…………………………………………………………
         (imię, nazwisko-stanowisko)

3)…………………………………………………………
         (imię, nazwisko-stanowisko)

Ustalenia audytu:……………………………………………………………………………...
Zalecenie audytu:…………………………………………….………………………………..
Zaplanowane działania naprawcze:…………………...……………………………………...
Podjęte działania mające na celu poprawę stwierdzonych nieprawidłowości:
………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………...
Uwagi kierownictwa audytowanej komórki:…………………………………………………

……………………………………………..	……………………………………………
         (data)			  	(podpis audytora wewnętrznego)

……………………………………………..	……………………………………………
(data)                     (podpis kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez kierownika pracownika)

Uwagi audytora (w przypadku odmowy złożenia podpisu przez kierownika audytowanej komórki):…………………………………………………………………………………….......
  Załącznik nr 8
   do Księgi Procedur
  Audytu Wewnętrznego

SPRAWOZDANIE

z przeprowadzenia zadania audytowego

Zadanie audytowe……………………………………………………………………………...

Nr zadania audytu			………………………………..

Audytor				………………………………..

Nr upoważnienia			………………………………..

Cel zadania				…………………………………………………………

Zakres zadania audytowego	…………………………………………………………

Termin zadania			…………………………………………………………
								od - do

Data sprawozdania			…………………………………………………………

Audyt przeprowadzono w		…………………………………………………………
							   (nazwa audytowanej komórki)

spis treści:
(ilość stron sprawozdania…)

1.	Streszczenie zadania audytowego

2.	Informacja o podmiotach audytu

3.	Ustalenie stanu faktycznego

4.	Analiza przyczyn i skutków

5.	Uwagi i wnioski

6.	Podsumowanie/Ocena

1.	Streszczenie zadania audytowego
…………………………………………………………………………………………..

2.	Informacja o podmiotach audytu

3.	Ustalenia stanu faktycznego

Stan oczekiwany (powołać akty normatywne, przepisy wewnętrzne, instrukcje, procedury)
…………………………………………………………………………………………...
Stan stwierdzony:
…………………………………………………………………………………………...

4.	Analiza przyczyn i skutków

…………………………………………………………………………………………...

5.	Uwagi i wnioski
…………………………………………………………………………………………...

6.	Podsumowanie/Ocena

…………………………………………………………………………………………

Liczba egzemplarzy sprawozdania:………..(słownie:………………………….)

………………………………      		                ………………………………
   (data)						(podpis audytora wewnętrznego)

Do wiadomości:

1)…………………………………………….-Kierownika jednostki
2)…………………………………………….-Kierownika komórki audytowanej
3) Akta bieżące audytu
	
NOTATKA  INFORMACYJNA
z przeprowadzenia czynności sprawdzających	
Temat zadania audytowego:		
Komórka audytowana:		
Termin, w którym przeprowadzono czynności sprawdzające:			
Audytorzy przeprowadzający czynności sprawdzające:			
Zakres czynności sprawdzających:		
Ustalenia stanu faktycznego:		
Podsumowanie:		
    Załącznik nr 9
   do Księgi Procedur
  Audytu Wewnętrznego

    Załącznik nr 10
   do Księgi Procedur
  Audytu Wewnętrznego

	

ANKIETA POAUDYTOWA

Zadanie nr: 

Temat zadania: 

Termin realizacji: 

Imię i Nazwisko audytora: 

Proszę ocenić efektywność procesu zadania audytowego przez zakreślenie właściwej odpowiedzi przy każdej pozycji. Będę zobowiązany za pisemne uwagi, ze szczególnym uwzględnieniem odpowiedzi „Nie”.

L.p.	Pytanie	TAK	NIE	
1	Czy powiadomiono Pana/Panią o zadaniu audytowym na tyle, aby twój personel mógł się odpowiednio przygotować i aby do minimum ograniczyć zakłócenia waszej pracy?			
2	Czy jasno przedstawiono zakres i cel zadania audytowego oraz przewidywany czas pobytu audytorów?			
3	Czy miał Pan/Pani sposobność omówić z audytorem swoje uwagi (problemy na które należy zwrócić uwagę) do zakresu zadania audytowego?			
4	Przed rozpoczęciom zadania audytor znał funkcjonowanie instytucji wystarczająco dobrze, aby nie tracić niepotrzebnie czasu kierownictwa na wyjaśnianie podstaw?			
5	Czy audytor zawsze wyjaśniał sens zadawanych pytań?			
6	Czy czas spotkań audytora z kierownictwem był efektywnie wykorzystany?			
7	Czy audytor okresowo informował kierownictwo o postępach audytu?			
8	Czy Pani/Pana zdaniem „uzgodnione” rozwiązania ustaleń audytu z ostatecznego sprawozdania z audytu były rozwiązaniami najlepszymi z możliwych w danych okolicznościach?			
9	Czy audytor zwrócił wszystkie oryginalne dokumenty po wykorzystaniu?			
10	Czy audytor zawsze był dobrze przygotowany i dobrze znał omawiane na spotkaniu obszary?			
11	Czy zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie i obiektywnie, a audytor reagował na uwagi kierownictwa?			
12	Czy sprawozdanie z przeprowadzenia audytu napisano rzetelnie uwzględniając wszystkie istotne fakty?			
13	Czy sprawozdanie z przeprowadzenia audytu było zrozumiałe?			
14	Czy audyt był przydatną usługą?			
15	Czy audytor był profesjonalny?			
16	Czy audytor był uprzejmy?			
17	Czy audytor był obiektywny?			
18	Jeśli odczuwałeś spowodowane audytem zakłócenia w pracy, jak można by ograniczyć je w przyszłości?			

Uwagi:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

    
    Załącznik nr 11
        do Księgi Procedur 
Audytu Wewnętrznego

AKTA BIEŻĄCE AUDYTU
Temat zadania audytowego: _________________________________________________
Nr zadania: _______________________________________________________________
Sygnatura akt: - __/__

Lp.	Nazwa dokumentu	Numery stron