PROTOKÓŁ NR 28/08 z kontroli w Urzędzie Gminy w Damnicy w dniu 16 maja 2008r.

 

 

Urząd Gminy w Damnicy

 

 

16 maja 2008r. w godz. od 9⁰⁰ do 12⁰⁰

 

 

Ocena zasadności wzrostu wartości zadania pt. Projekt modernizacji i rozbudowy stadionu sportowego w Damnicy.

 

 

Maria Janusz – Wójt Gminy

 

 

 

Na podstawie uchwały Nr XX/154/08 Rady Gminy Damnica z dnia 24 kwietnia 2008r. Komisja przeprowadziła kontrolę w zakresie oceny wzrostu wartości zadania pt. Projekt modernizacji i rozbudowy stadionu sportowego w Damnicy.

 

W kontroli uczestniczyła i udzielała wyjaśnień:

-         Maria Janusz – Wójt Gminy

 

 

Dnia 02 lipca 2007r. ogłoszony został przetarg nieograniczony na wykonanie dokumentacji projektowej na modernizację i rozbudowę stadionu sportowego w Damnicy. Do przetargu złożono 5 ofert, z których wartość najdroższej wynosiła 408.700 zł. najtańszej 78.202 zł. Przetarg został unieważniony, ponieważ w budżecie gminy nie zaplanowano takich środków.

 

Dnia 26 lipca 2007r. ogłoszony został II przetarg. Złożone zostały 3 oferty, z których wybrano ofertę najtańszą tj. Projektowanie i Nadzór mgr inż. Juliusz Bernat Słupsk. Wartość wybranej oferty wynosi 99.552 zł. brutto.

 

Zakres prac projektowych określony został w ogłoszeniach o przetargu oraz w dokumencie – Specyfikacja istotnych warunków zamówienia i obejmuje wykonanie:

- budowa szatni z zapleczem socjalnym o powierzchni całkowitej ok. 150m²,

- zaplecza socjalne do zabezpieczenia i obsługi imprez gminnych,

- wymiany nawierzchni murawy płyty boiska do piłki nożnej,

- ogrodzenia płyty boiska,

- ogrodzenia stadionu,

- przebudowy trybun na 200 miejsc siedzących wraz z montażem siedzisk z zadaszeniem,

- budowy bieżni lekkoatletycznej,

- budowa boiska do siatkówki koszykówki,

- budowa kortu tenisowego wraz z ogrodzeniem,

- oświetlenia płyty boiska i terenu stadionu,

- budowy alei utwardzonej od bramy do sceny,

- zadaszenia częściowego sceny,

- budowy zraszaczy do podlewania płyty boiska,

- budowy parkingów na samochody na terenie stadionu,

- budowy systemu drenażu płyty boiska z odprowadzeniem Dorowu poza teren stadionu,

- budowę lokalnego systemu rozsączenia ścieków z projektowanych obiektów.

 

B.Jarzmicka – czy wykonane zostało studium wykonalności?

 

Wójt – studium wykonalności zostało wykonane przez projektanta, który wygrał przetarg na dokumentacje projektową. Studium wykonalności nie wskazuje kosztów inwestycji. Zadaniem tego opracowania jest uzasadnienie, że ta inwestycja jest zasadna, potrzebna, jej lokalizacja w Damnicy jest najlepszą z możliwych. A także wydatki planowane na realizacje tej inwestycji są zasadne. Studium wykonalności jest wymagane przy składaniu wniosków do programów na pozyskanie środków zewnętrznych.

 

J.Kornecka – dlaczego określono taki szeroki zakres inwestycji skoro wiemy, że gminy nie stać na to?

 

Wójt – założeniem było, aby zrobić kompleksową dokumentacje modernizacji stadionu, ponieważ w efekcie końcowym wychodzi to taniej niż projektowanie każdego z elementów osobno. Projekt wykonany został kompleksowo ale z podziałem na kilka elementów, aby można składać wnioski o dofinansowanie do różnych programów. Ważnym jest, aby mieć przygotowaną dokumentacje projektową w momencie gdy wchodzi jakiś program, gdyż czas na złożenie wniosku zawsze jest bardzo krótki. Jeżeli projekt nie zawiera pewnego elementu wymaganego w danym programie wówczas nie można złożyć wniosku. Dużym atutem tego projektu jest to, że został wykonany kompleksowo. Modernizacja stadionu w Damnicy ujęta została w RPO województwa pomorskiego w zakresie infrastruktury sportowej. Wartość inwestycji wyliczona przez projektanta jest absurdalna, do realizacji można przyjąć najwyżej kwotę 3 mln.zł. i to także w etapach. O ostatecznym zakresie inwestycji decydowała będzie Rada Gminy.

 

 

 

W.Cymek – dlaczego nastąpił wzrost wartości inwestycji z kwoty ok. 1.800 tys.zł. na około 7 mln.zł.?

 

Wójt M.Janusz – do budżetu gminy na 2008r. przyjęliśmy wartość szacunkową wskazaną przez projektanta. Po wykonaniu kosztorysu szczegółowego z uwzględnieniem obowiązujących cen materiałów i wykonawstwa projektant wyliczył wartość inwestycji na ok. 7 mln.zł. Nadmieniam, że kosztorys szczegółowy zawiera drogie rozwiązania w zakresie nawierzchni sportowej. Wartość inwestycji może zmienić się po przetargu na wykonawstwo.

 

B.Jarzmicka – dlaczego w II przetargu wybrano ofertę o wartości 99.552 tys.zł. mimo, iż w budżecie gminy zaplanowano tylko kwotę 70 tys.zł.

 

Wójt M.Janusz – była taka możliwość, ponieważ w ogłoszeniu o przetargu zapisano dwa terminy wykonania prac i płatności – do 15.10.2007r. i do 31.12.2007r. z trzydziestodniowym terminem płatności. Wobec takiego zapisu w 2007r. nastąpiła płatność 70 tys.zł. a pozostała część w 2008r.

 

Komisja zapoznała się z fakturami za wykonanie prac projektowych:

1)     z dnia 17.10.2007r. na kwotę 7.320 zł.

2)     z dnia 29.11.2007r. na kwotę 62.680 zł.

3)     z dnia 11.03.2008r. na kwotę 29.552 zł. – z faktury tej potrącono odsetki za zwłokę w dostarczeniu prac projektowych zgodnie z § 6 pkt 1a umowy w kwocie 7.068,19 zł.

 

W.Cymek – czy firmy przystępujące do przetargu otrzymują jakieś informacje np. na temat środków przeznaczonych na zadanie?

 

Wójt M.Janusz – wartość kosztorysowa jest dla naszej wiedzy i przed przetargiem nie ujawniamy jej.

 

 

Komisja Rewizyjna po zapoznaniu się z przedstawionymi dokumentami oraz wysłuchaniu wyjaśnień Wójta Gminy stwierdza, co następuje:

1)     przetarg na wykonanie dokumentacji projektowej na modernizacje i rozbudowę stadionu sportowego w Damnicy ogłoszony został i przeprowadzony zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych,

2)     zasadnym było wykonanie kompleksowego projektu modernizacji i rozbudowy stadionu, ponieważ daje to możliwość szerszego ubiegania się o środki zewnętrzne,

3)     wzrost wartości zadania wynika z niedoszacowania przez projektanta kosztów realizacji poszczególnych elementów projektu.

 

Komisja nie wniosła zastrzeżeń do kontrolowanego tematu.

 

Na tym protokół zakończono.

 

 

 

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej.

 

 

Protokółowała                                                                     Przewodnicząca Komisji

 

Barbara Imińska                                                                      Barbara Jarzmicka

 

 

Kierownik jednostki kontrolowanej                                    Członkowie Komisji:

 

Wójt Gminy Maria Janusz                                                 1. ...................................

 

..................................................                                              2. ...................................