ZARZĄDZENIE NR 77/2011 z dnia 12 lipca 2011 roku w sprawie powołania zespołu ds. kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damnica

 

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku Nr 157, poz. 1240, ze zmianami.), uwzględniając standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2009 roku Nr 15, poz. 84) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zmianami)

 

 

1.    W celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej  w Urzędzie Gminy Damnica, powołuję Zespół ds. kontroli zarządczej.

2.    Podstawowym zadaniem Zespołu jest przedstawienie informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damnica, a także wspierania Wójta Gminy w sprawowaniu kontroli zarządczej.

 

1.    W skład Zespołu wchodzą:

1)   Andżelika Harmacińska – Sekretarz Gminy,

2)   Dorota Bałukonis – Skarbnik Gminy Damnica,

3)   Ludmiła Wiczkowska – stanowisko ds. pozyskiwania środków unijnych

4)   Izabella Tomala – stanowisko ds. kadr o BHP,

5)   Bartosz Jarosiewicz – stanowisko ds. obsługi informatycznej.

2.    Na Przewodniczącą Zespołu wyznaczam Andżelikę Harmacińską.

3.    Na Zastępcę Przewodniczącej wyznaczam Dorotę Bałukonis.

4.    Przewodnicząca Zespołu może zapraszać do prac Zespołu inne osoby niż wymienione w ust. 1.

 

 

1.    Do zadań Zespołu w zakresie przedstawiania informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w Urzędzie Gminy Damnica należy w szczególności:

1)   dokonanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych (procedur/instrukcji) w Urzędzie Gminy Damnica, w poszczególnych obszarach działalności pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej,

2)   przedstawienie propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności w Urzędzie Gminy Damnica, w tym informacji o konieczności zaktualizowania, bądź udoskonalenia procedur, a także potrzebie wprowadzenia innych mechanizmów kontroli,

3)   wypracowanie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damnica, w tym określenie:

a)    zasad tworzenia rocznego planu działalności oraz sprawozdania z jego wykonania,

b)   źródeł stanowiących informację o stanie kontroli zarządczej,

c)    zasad sprawowania kontroli zarządczej , w tym funkcji kontroli zarządczej i zakresu odpowiedzialności,

d)   systemu zarządzania ryzykiem oraz samooceny kontroli zarządczej jako narzędzi służących sprawowaniu kontroli zarządczej,

e)    sposobu monitorowania i udoskonalania systemu kontroli zarządczej.

2.    Do zadań ciągłych Zespołu w zakresie kontroli zarządczej należy w szczególności:

1)   współudział w przygotowywaniu propozycji rocznego planu działania Urzędu Gminy Damnica,

2)   przedkładanie Wójtowi Gminy Damnica informacji z zakresu realizacji planu i wyników analizy ryzyka wraz z propozycją działań korygujących,

3)   współudział przy opracowywaniu sprawozdania z wykonania rocznego planu działalności – w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego.

3.    Zespół wspiera Wójta Gminy Damnica w zakresie realizacji kontroli zarządczej, gromadzi niezbędne dane do oceny tego systemu oraz na żądanie Wójta Gminy dostarcza mu wszelkich informacji w tym zakresie.

4.    Pracownicy Urzędu Gminy Damnica są obowiązani na żądanie Przewodniczącej Zespołu przedłożyć informacje z zakresu realizacji kontroli zarządczej.

5.    Przewodnicząca zespołu na bieżąco monitoruje skuteczność przyjętego systemu kontroli zarządczej, przedstawia Wójtowi Gminy Damnica wyniki prac Zespołu oraz propozycje działań niezbędnych do wyeliminowania słabości systemu.

Zespół, w celu sprawowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damnica może wykorzystywać w szczególności:

1.    Wyniki z:

1)   kontroli zewnętrznych,

2)   kontroli wewnętrznych,

3)   innych źródeł.

2.    Inne narzędzia wspomagające sprawowanie kontroli zarządczej, między innymi w postaci:

1)   samooceny,

2)   analizy ryzyka.

1.    Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodnicząca.

2.    W czasie nieobecności Przewodniczącej Zespołu jej zadania wykonuje Zastępca Przewodniczącej.

3.    Zespół spotyka się w zależności od potrzeb.

Do podstawowych obowiązków i uprawnień Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1.    Koordynacja działań Zespołu określonych w § 3 ust. 1 i 2.

2.    Określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom Zespołu.

3.    W zależności od potrzeb powoływanie podzespołów tematycznych, odpowiedzialnych na wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac Zespołu.

4.    Akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji, w celu jej zatwierdzenia przed przedłożeniem Wójtowi Gminy Damnica.

Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy Damnica do:

1.    Udzielania Zespołowi wszelkiej pomocy w wykonywaniu zadań określonych niniejszym Zarządzeniem.

2.    Opracowywania na wniosek Przewodniczącej Zespołu stosownej dokumentacji, niezbędnej do realizacji Zadań Zespołu.

3.    Delegowania podległych pracowników, na wniosek przewodniczącej Zespołu do wzięcia udziału w posiedzeniach i pracach Zespołu.

Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy Damnica do zapoznania się z treścią niniejszego Zarządzenia.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.