ZARZĄDZENIE NR 28/2013

WÓJTA GMINY DAMNICA

z dnia 12 marca 2013 r.

 

w sprawie ustalenia jednolitego układu graficznego, zawartości elementów koniecznych,

zasad obowiązujących przy sporządzaniu pism i projektów aktów prawnych

oraz sposobu postępowania z projektami aktów prawnych

 

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm¹.)

 

zarządza się, co następuje:

 

§ 1. W celu ujednolicenia pism sporządzanych w Urzędzie Gminy Damnica oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy Damnica i Wójta Gminy Damnica, ustala się jednolity układ graficzny, zawartość elementów koniecznych, zasady obowiązujące
przy ich sporządzaniu oraz sposób postępowania z projektami aktów prawnych.

 

§ 2. 1. Dla pism administracyjnych, w tym korespondencji wewnętrznej, ustala się:

1. w zakresie układu graficznego, dla formatu A-4, w układzie pionowym:

2. marginesy: górny i dolny po 2,5 cm, lewy 2,5 cm, prawy 1,5 cm,

3. odstęp między wersami: 1,5 lub 1 – w zależności od ilości tekstu,

4. czcionka: „Times New Roman”, styl normalny, rozmiar 12, z wyłączeniem odniesień (przypisów), do których treści należy zastosować: czcionkę: „Times New Roman”, styl normalny, rozmiar 10,

5. stosowanie pogrubienia w tekście dopuszczalne jest wyłącznie dla podkreślenia znaczenia ważnych kwestii,

6. tekst pogrubiony stosuje się do adresata, z możliwością zmiany rozmiaru czcionki do nr 14, przy czym, podkreśla się wyłącznie kod pocztowy z nazwą miejscowości,

7. pisanie tekstu kursywą dopuszczalne jest wyłącznie w przypadku przytaczania wypowiedzi osób trzecich,

8. stosuje się pismo blokowe (wyjustowane),

9. akapit o szerokości 1,5 cm,

10. wzór pisma korespondencji administracyjnej stanowi załącznik Nr 1, natomiast wzór korespondencji wewnętrznej stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia;

2. w zakresie zawartości elementów koniecznych:

3. w prawnym, górnym roku miejscowość i data,

4. wers niżej, w lewym górnym rogu, numer sprawy, nadany zgodnie z jednolitym, rzeczowym wykazem akt, bezpośrednio nad nim nagłówek (w formie nadruku lub podłużnej pieczęci nagłówkowej),

5. stosownie do ilości tekstu, w odstępie kilku wersów:

- adresat,

- w przypadku odpowiedzi na pismo – powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

- ewentualny zwrot grzecznościowy (dopuszcza się odręczne pismo lub kursywę),

- tekst pisma,

- podpis,

- lista adresatów otrzymujących pismo;

d) na kopii pisma, w lewym dolnym rogu należy umieścić:

- pieczęć imienną wraz z parafą lub czytelny podpis osoby sporządzającej pismo,

- datę sporządzenia pisma;

e) w przypadku użycia blankietu korespondencyjnego z herbem gminy oraz danymi adresowymi – następuje przesunięcie w dół układu, wskazanego w pkt 2 lit. a-d – nie dotyczy korespondencji wewnętrznej;

3. pozostałe zasady:

4. nie stosujemy klawisza „spacji” między znakami cudzysłowu, nawiasu, a tekstem
   w nim ujętym oraz między wyrazami i znakami interpunkcyjnymi: kropką, przecinkiem, średnikiem, dwukropkiem, wykrzyknikiem i znakiem zapytania – spację stosujemy
   po znakach interpunkcyjnych,

5. klawisza „enter” używamy tylko po zakończeniu akapitu, w przypadku, gdy linia tekstu wychodzi poza margines, edytor sam przeniesie tekst do następnej linii, jeżeli jednak następuje konieczność wykonania przeniesienia – należy użyć funkcji „shift + enter”,

6. na końcu wiersza nie stawiamy spójników, w celu przeniesienia ich do następnego wiersza należy użyć funkcji „shift + enter” lub funkcji „shift + ctrl + spacja”,   

7. sporządzając pismo należy stosować czcionkę jednego rodzaju, tego samego rozmiaru i stylu,

8. w przypadku, gdy pismo składa się z więcej niż jednej strony należy stosować numerację stron, pomijając numer na pierwszej stronie,

9. numer strony umieszcza się w prawym dolnym rogu strony, a w przypadku braku możliwości numerowania automatycznego – w ostatnim wierszu pisma,

10. dowolność w kształtowaniu pism pod względem formy i zasad dopuszczalna jest wyłącznie
    w odniesieniu do korespondencji okolicznościowej.

2. Dla projektów uchwał Rady Gminy ustala się:

3. w zakresie układu graficznego, dla formatu A-4, w układzie pionowym:

4. marginesy: górny i dolny po 2,5 cm, lewy 2,5 cm, prawy 1,5 cm,

5. odstęp między wersami: 1,5 lub 1 – w zależności od ilości tekstu, natomiast pomiędzy treścią paragrafu, a kolejnym paragrafem, pozostawia się jeden wolny wers,

6. czcionka: „Times New Roman”, styl normalny, rozmiar 12, z wyjątkiem treści:

- „UCHWAŁA NR ....../……/……

RADY GMINY DAMNICA

z dnia …… r.

w sprawie ………………………………”,

- „UZASADNIENIE

do projektu uchwały Rady Gminy Damnica

w sprawie……………………………….”,

gdzie stosujemy styl pogrubiony,

- „Załącznik Nr … do uchwały Nr ……/……/…… Rady Gminy Damnica z dnia ...... r.”,

gdzie stosujemy czcionkę o rozmiarze 10,

4. ogólne określenie przedmiotu projektu uchwały należy pogrubić i wyśrodkować, natomiast symbol i numer paragrafu należy pogrubić i zapisać od nowego wersu,

5. przy sporządzaniu projektów uchwał należy stosować normy prawne zawarte
   w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r., w sprawie
   „Zasad Techniki Prawodawczej” (Dz. U. z 2002 r. Nr 100, poz. 908), wzór projektu uchwały Rady Gminy Damnica stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia,

6. powołując się na podstawę prawną uchwalenia uchwały, do której tekstu jednolitego ogłoszono zmiany, zmiany te należy wskazać w odniesieniu (przypisie);

2. w odniesieniu do pozostałych zasad sporządzania projektów uchwał należy stosować zasady ogólne, obowiązujące przy sporządzaniu pism administracyjnych.

2. Dla zarządzeń Wójta Gminy Damnica ustala się:

3. w zakresie układu graficznego, dla formatu A-4, w układzie pionowym:

4. marginesy: górny i dolny po 2,5 cm, lewy 2,5 cm, prawy 1,5 cm,

5. odstęp między wersami: 1,5 lub 1 – w zależności od ilości tekstu, natomiast pomiędzy treścią paragrafu, a kolejnym paragrafem, pozostawia się jeden wolny wers,

6. czcionka: „Times New Roman”, styl normalny, rozmiar 12, z wyjątkiem treści:

- „ZARZĄDZENIE NR ....../……

WÓJTA GMINY DAMNICA

z dnia …… r.

w sprawie ………………………………..”,

gdzie stosujemy styl pogrubiony,

- „Załącznik Nr … do zarządzenia Nr ……/…… Wójta Gminy Damnica z dnia ......”,

gdzie stosujemy czcionkę o rozmiarze 10,

4. ogólne określenie przedmiotu projektu zarządzenia należy pogrubić i wyśrodkować, natomiast symbol i numer paragrafu należy pogrubić i zapisać od nowego wersu,

5. przy sporządzaniu projektów zarządzeń należy stosować normy prawne zawarte
   w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r., w sprawie
   „Zasad Techniki Prawodawczej” (Dz. U. z 2002 r. Nr 100, poz. 908), wzór zarządzenia Wójta Gminy Damnica stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia,

6. powołując się na podstawę prawną wydania zarządzenia, do której tekstu jednolitego ogłoszono zmiany, zmiany te należy wskazać w odniesieniu (przypisie);

2. w odniesieniu do pozostałych zasad sporządzania projektów zarządzeń należy stosować zasady ogólne, obowiązujące przy sporządzaniu pism administracyjnych.

 

§ 3. 1. Ustala się następującą procedurę postępowania w zakresie przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy Damnica:

1. projekty uchwał Rady Gminy przygotowują właściwi merytorycznie pracownicy Urzędu Gminy Damnica oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy;

2. nieodłączną część projektu uchwały stanowi jej uzasadnienie, które winno obejmować:

3. przedstawienie stanu istniejącego w dziedzinie objętej unormowaniem, z wyjaśnieniem potrzeb i celu podjęcia uchwały,

4. wykazanie różnic między dotychczasowym, a projektowanym stanem prawnym i faktycznym, opis przewidywanych skutków, zwłaszcza finansowych,

- wzór uzasadnienia wskazano w załączniku Nr 3 do niniejszego zarządzenia;

3. do każdego projektu uchwały winien zostać załączony rozdzielnik, którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia;

4. sporządzający projekt uchwały zobowiązany jest do:

5. uzgodnienia projektu z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli realizacja uchwały pozostaje w związku z zadaniami wykonywanymi przez te jednostki,

6. uzyskania opinii Skarbnika Gminy, jeżeli realizacja uchwały powoduje skutki finansowe
   dla budżetu Gminy,

7. uzyskania opinii radcy prawnego, w zakresie zgodności projektu uchwały z obowiązującymi normami prawnymi,

8. uzyskania akceptacji Sekretarza Gminy, a w razie nieobecności Zastępcy Wójta Gminy,

9. uzyskanie powyższych uzgodnień, opinii i akceptacji winno zostać potwierdzone
   poprzez umieszczenie przez właściwe osoby pieczęci imiennej wraz z parafą lub czytelnego podpisu w lewym dolnym rogu ostatniej strony oryginału projektu uchwały,

f) potwierdzenia sporządzenia projektu uchwały wraz z uzasadnieniem, dokonanego poprzez umieszczenie pieczęci imiennej wraz z parafą lub czytelnego podpisu po lewej stronie, bezpośrednio po treści uzasadnienia do projektu uchwały,

g) uzyskania akceptacji projektu uchwały i jej uzasadnienia ze strony Wójta Gminy Damnica, potwierdzonej poprzez umieszczenie pieczęci imiennej wraz z parafą lub czytelnego podpisu w prawym dolnym rogu ostatniej strony projektu uchwały.

2. Wnoszenie projektów uchwał Rady Gminy pod obrady na sesji Rady Gminy Damnica odbywa się w następującym trybie:

1. projekt uchwały wraz z uzasadnieniem, sporządzony według procedury wskazanej w ust. 1,
   w wersji papierowej i elektronicznej, winien zostać przekazany na stanowisko ds. obsługi Rady Gminy Damnica, w nieprzekraczalnym terminie na 10 dni przed wyznaczonym terminem sesji;

2. ze stanowiska ds. obsługi Rady Gminy projekt uchwały, zgodnie z dyspozycją Przewodniczącego Rady Gminy jest przekazywany radnym, celem jego zaopiniowania;

3) odpisy uchwał podjętych przez Radę Gminy są przekazywane ze stanowiska ds. obsługi Rady Gminy kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy oraz poszczególnym pracownikom Urzędu Gminy Damnica, według rozdzielnika o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3.

 

§ 4. 1. Ustala się następującą procedurę postępowania w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń Wójta Gminy Damnica:

1. projekty zarządzeń Wójta Gminy Damnica przygotowują właściwi merytorycznie pracownicy Urzędu Gminy Damnica oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy;

2. do każdego projektu zarządzenia winien zostać załączony rozdzielnik, którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia;

3. projekt zarządzenia podlega akceptacji przez radcę prawnego, w zakresie zgodności
   z obowiązującymi normami prawnymi;

4. akceptacja dokonywana przez radcę prawnego winna zostać potwierdzona poprzez umieszczenie w lewym dolnym rogu projektu zarządzenia, pieczęci imiennej wraz z parafą lub czytelnego podpisu;

5. projekt zarządzenia wraz z akceptacją radcy prawnego, winien zostać przekazany do podpisu Wójtowi Gminy Damnica;

3. wersja papierowa i elektroniczna zarządzenia podpisanego przez Wójta podlega rejestracji
   na stanowisku ds. obsługi sekretariatu Urzędu Gminy Damnica;

4. zarejestrowane zarządzenie zostaje przekazane ze stanowiska ds. obsługi sekretariatu
   (według rozdzielnika, za potwierdzeniem odbioru) do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Damnica oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy;

5. Sekretarz gminy, za zgodą Wójta może wycofać projekt zarządzenia, jeżeli nie odpowiada
   on wymaganiom określonym w niniejszym zarządzeniu.

 

§ 5. 1. Dopuszcza się stosowanie blankietu korespondencyjnego dla Rady Gminy
Damnica, Wójta Gminy Damnica oraz Urzędu Gminy Damnica, zawierającego znaki graficzne,
w tym również herb Gminy Damnica, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do uchwały
Nr VII/38/03 Rady Gminy Damnica z dnia 15 maja 2003 r., zgodnie z załącznikiem
Nr 6 do niniejszego zarządzenia.

2. Wprowadza się jednolity wzór blankietu do korespondencji wewnętrznej w Urzędzie Gminy Damnica, zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 6. 1. Zarządzenie nie posiada zastosowania w zakresie, o którym mowa w § 5 ust. 1,
w odniesieniu do pism dotyczących wdrażania i realizacji projektów z udziałem środków pochodzących ze źródeł zewnętrznych, w zakresie których obowiązują odrębne przepisy.

2. Zarządzenia nie stosuje się do pism, projektów zarządzeń i projektów uchwał, generowanych bezpośrednio przez system informatyczny.

 

§ 7. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Urzędu Gminy Damnica oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Damnica.

2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawuje Sekretarz Gminy Damnica.

 

§ 8. Traci moc w całości zarządzenie Nr 50 Wójta Gminy Damnica z dnia 18 czerwca 2008 r., w sprawie przygotowywania uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta oraz określenia sposobu ich wykonania.

 

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia
1 kwietnia 2013 r.

Wójt

inż. Grzegorz Jaworski

 

 

---

Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 2

Załącznik Nr 3

Załącznik Nr 4

Załącznik Nr 5

Załącznik Nr 6