ZARZĄDZENIE NR 10/2019 WÓJTA GMINY DAMNICA z dnia 21 stycznia 2020 r. w sprawie zmiany Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy ?
ZARZĄDZENIE NR 10/2020
WÓJTA GMINY DAMNICA
z dnia 21 stycznia 2020 r.
w sprawie zmiany Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej
kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 poz. 506 ze zm.) w zw. z art. 18 ust. 2 oraz art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 poz. 1843)
zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się zmiany Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych przyjętego Zarządzeniem nr 260/2019 Wójta Gminy Damnica z dnia 17 grudnia 2019 r. poprzez wprowadzenie do § 3, ust. 4 w brzmieniu: „Powyższe przepisy stosuje się do zamówień, o których mowa w § 5” oraz wprowadzenie w § 6 ust. 2 zdania: „Niniejszy przepis nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w § 4”.
§ 2. Regulamin po zmianach stanowi załącznik do zarządzenia.
§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się pracownikom ds. zamówień publicznych oraz Skarbnikowi Gminy.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W Ó J T
mgr Andrzej Kordylas
REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ
KWOTY WSKAZANEJ W ART. 4 PKT 8 USTAWY – PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
§ 1 Zasady ogólne
-
Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanych dalej „zamówieniami”. -
Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o:
-
) Urzędzie Gminy – należy rozumieć Urząd Gminy Damnica z siedzibą przy ul. Górnej 1, 76 231 Damnica;
-
) Regulaminie – należy rozumieć niniejszy regulamin;
-
) Wójcie – należy rozumieć Wójta Gminy Damnica;
-
) Zamawiającym – należy rozumieć Gminę Damnica;
-
) Wykonawcy – należy rozumieć podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiot, który złożył ofertę lub zawarł umowę o zamówienie publiczne o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
-
) Zamówieniu – zamówienie publiczne o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
-
) Ustawie – należy rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
-
Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
-
) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności
i przejrzystości; -
) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań,
a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
-
Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
-
Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
-
Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są wszyscy pracownicy Urzędu.
§ 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia
-
Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik Urzędu wnioskujący o udzielenie zamówienia publicznego szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:
-
) czy istnieje obowiązek stosowania Ustawy;
-
) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo – finansowym.
-
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
-
Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
-
) analizy cen rynkowych;
-
) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia;
-
) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia.
-
Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia
(np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. -
Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy.
-
Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są na przykład:
-
) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców;
-
) odpowiedzi cenowe wykonawców;
-
) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku);
-
) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.
-
Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania Ustawy.
§ 3 Wszczęcie procedury
-
Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez komórkę wnioskującą lub pracownika na samodzielnym stanowisku do kierownika zamawiającego. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
-
Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
-
) opis przedmiotu zamówienia;
-
) uzasadnienie udzielenia zamówienia;
-
) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro;
-
) proponowany sposób wyboru wykonawcy.
-
Potwierdzenia pokrycia wydatku w planie rzeczowo – finansowym dokonuje skarbnik lub upoważniona osoba.
-
Powyższe przepisy stosuje się do zamówień, o których mowa w § 5.
§ 4 Zamówienia poniżej kwoty 5000 euro netto
-
Zamówienia o wartości poniżej równowartości kwoty 5000 euro netto udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku.
-
Udzielenie zamówienia, o którym mowa w ust. 1 poprzedza rozeznanie rynku, które może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie lub drogą elektroniczną. W przypadku rozeznania telefonicznego, należy sporządzić notatkę służbową z jego przeprowadzenia.
-
W przypadku braku ofert dostępnych na rynku zastosowanie mają zapisy § 5.
-
Dla udzielenia zamówienia poniżej kwoty 5000 euro netto, z zastrzeżeniem ust. 5 nie jest wymagana forma pisemna umowy, a podstawą udokumentowania jest faktura, rachunek, nota księgowa lub inny dokument finansowy przewidziany przepisami. W takim przypadku wymagane jest również pisemne zlecenie złożenia zamówienia, które może być dokonane również za pośrednictwem drogi elektronicznej.
-
W przypadku zamówień na roboty budowlane i projektowe zawiera się umowę w formie pisemnej, w której określa się przedmiot zamówienia, termin realizacji, wartość zamówienia, kary umowne i warunki gwarancji.
§ 5 Wybór wykonawcy
-
Poniższe zapisy regulaminu stosuje się w szczególności do zamówień stanowiących równowartość kwoty 5000 euro netto oraz kwoty wyższej.
-
Czynność wyboru wykonawcy przeprowadza komórka wnioskująca lub pracownik na samodzielnym stanowisku w jednej lub w kilku następujących formach, z zastrzeżeniem ust. 4:
-
) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego;
-
) poprzez przekazanie zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 3;
-
) poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.
-
W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego.
-
Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego jest obowiązkowe w przypadku udzielania zamówienia o wartości przekraczającej bądź równej kwocie 10 000 euro netto. Wartość dotyczy jednorazowego zamówienia, o którym mowa we wniosku o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego.
-
Zamawiający może skierować zapytanie ofertowe wyłącznie do zakładów pracy chronionej lub innych wykonawców, których działalność lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób, będących członkami grup społecznie marginalizowanych, w szczególności osób, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy, określając w nim minimalny procentowy wskaźnik zatrudnienia osób, o których mowa powyżej.
-
Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
-
) opis przedmiotu zamówienia;
-
) opis kryteriów wyboru wykonawcy;
-
) warunki realizacji zamówienia;
-
) termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę.
-
Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
§ 6 Udzielenie zamówienia
-
Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.
-
Po dokonaniu wyboru wykonawcy, komórka wnioskująca lub pracownik wnioskujący składa do kierownika zamawiającego wniosek o udzielenie zamówienia stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu. Niniejszy przepis nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w § 4.
-
Wniosek o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności:
-
) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro;
-
) informację o sposobie wyboru wykonawcy;
-
) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru;
-
)cenę wybranej oferty.
-
Do wniosku o udzielenie zamówienia należy dołączyć dokumentację z przeprowadzonej czynności wyboru wykonawcy.
-
Po dokonaniu akceptacji wniosku o udzielenie zamówienia przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę, komórka lub pracownik wnioskujący przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji radcy prawnemu oraz skarbnikowi gminy.
-
Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba.
-
Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.
-
Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 1) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego niezwłocznie po zawarciu umowy. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 2) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe.
-
W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.
§ 7 Zasady dokumentacji
-
Komórka lub pracownik wnioskujący dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 3.
-
Podczas szacowania wartości zamówienia można sporządzić notatkę służbową z opisem metody, na podstawie której dokonano szacowania wraz z wydrukami potwierdzającymi informacje zawarte w jej treści.
-
Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje komórka lub pracownik wnioskujący przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.
§ 8 Odstąpienie od stosowania Regulaminu
-
W szczególnie uzasadnionych sytuacjach, poza przypadkami wymienionymi w ust. 4 kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 i 3.
-
Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.
-
Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
-
Regulaminu nie stosuje się do:
-
) usług edukacyjno-szkoleniowych;
-
) usług prawnych;
-
) usług z zakresu praw autorskich;
-
) czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych;
-
) usług IT, w szczególności korzystania z płatnych serwisów internetowych, oprogramowania i jego aktualizacji i licencji na jego posiadanie,
-
)przeglądu urządzeń biurowych;
-
) usług marketingowych i promocyjnych;
-
) przeglądów gwarancyjnych pojazdów;
-
) prenumerat prasowych;
-
) usług pocztowych;
-
) materiałów podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników Urzędu Gminy;
-
) materiałów biurowych.
