ZARZĄDZENIE NR 21/2021 WÓJTA GMINY DAMNICA z dnia 1 lutego 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Damnica
ZARZĄDZENIE NR 21/2021
WÓJTA GMINY DAMNICA
z dnia 1 lutego 2021 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych
w Urzędzie Gminy Damnica
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 poz. 713 ze zm.1), na podstawie art. 52 ust. 1 i 2, art. 53 ust. 1, 2 i 3, art. 54 ust. 1 i 2 oraz art. 55 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 poz. 2019 ze zm.2),
zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Damnica stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się pracownikom ds. zamówień publicznych oraz Skarbnikowi Gminy.
§ 3. Traci moc zarządzenie nr 260/2019 Wójta Gminy Damnica z dnia 17 grudnia 2019 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 – Prawo zamówień publicznych oraz zarządzenie nr 10/2020 Wójta Gminy Damnica z dnia 21 stycznia 2020 r. w sprawie zmian do ww. Regulaminu.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W Ó J T
Andrzej Kordylas
Załącznik do Zarządzenia nr 21/2021
Wójta Gminy Damnica z dnia 1 lutego 2021 r.
w sprawie wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień publicznych
w Urzędzie Gminy Damnica
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
W URZĘDZIE GMINY DAMNICA
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Przepisy ogólne
1. Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Damnica (zwanym dalej: „Urzędem”)
2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Komórek organizacyjnych Urzędu.
3. Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w Gminie Damnica przez komórki organizacyjne Urzędu na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej: „PZP”) oraz postano-wień zawartych w niniejszym Regulaminie.
4. Zamówienie publiczne jest przygotowywane, przeprowadzane i udzielane zgodnie z przepi-sami PZP, a w przypadku zamówień współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub przewidzianych do współfinansowania dodatkowo z uwzględnieniem aktualnych obowiązują-cych Wytycznych.
5. Regulaminu nie stosuje się do konkursu. W przypadku organizacji konkursu ustala się regu-lamin konkursu.
6. Do zamówień nieprzekraczających kwoty 130 000 zł netto, które dotyczą:
a) usług edukacyjno-szkoleniowych;
b) usług prawnych;
c) usług z zakresu praw autorskich;
d) usług IT, w szczególności korzystania z płatnych serwisów internetowych, oprogramowania i jego aktualizacji i licencji na jego posiadanie,
e) przeglądu urządzeń biurowych;
f) usług marketingowych i promocyjnych;
g) przeglądów gwarancyjnych pojazdów;
h) prenumerat prasowych;
i) usług pocztowych;
j) materiałów podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników Urzędu;
k) materiałów biurowych i usług ksero;
- nie stosuje się zapisów niniejszego Regulaminu.
§ 2
Definicje
1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) „Wójcie” – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Damnica lub inną osobę upoważnioną;
2) „Kierowniku zamawiającego” – należy przez to rozumieć Wójta lub inną osobę upoważ-nioną;
3) „Kierowniku komórki organizacyjnej” – należy przez to rozumieć kierownika komórki or-ganizacyjnej, o której mowa w pkt 5;
4) „Komisji Przetargowej” – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez Wójta do przeprowadzenia albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
5) „Komórce organizacyjnej” – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną według zapi-sów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, która wnioskuje o udzielenie zamówienia;
6) „Komórce ds. zamówień” – należy przez to rozumieć Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i spraw społecznych;
7) „Progach unijnych” – należy przez to rozumieć kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 1 PZP;
8) „Regulaminie” – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;
9) „Rejestrze” – należy przez to rozumieć Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia pu-blicznego prowadzony przez Komórkę ds. zamówień;
10) „SWZ” – należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia;
11) „Wniosku” – należy przez to rozumieć wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia publicz-nego;
12) „Wytycznych” – należy przez to rozumieć instrument prawny określający ujednolicone wa-runki i procedury wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności skierowane do in-stytucji uczestniczących w realizacji programów operacyjnych oraz stosowane przez te insty-tucje na podstawie właściwego porozumienia, kontraktu terytorialnego albo umowy oraz przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu;
13) „Zamawiającym” – należy przez to rozumieć Gminę Damnica.
2. Pozostałe określenia, niewskazane w ust. 1, a użyte w Regulaminie należy interpretować zgodnie z ich definicją zawartą w PZP.
3. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy PZP.
Rozdział II
PLANY I USTALENIE WARTOŚCI
§ 3
Planowanie
1. Kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik na samodzielnym stanowisku identyfikuje potrzebę udzielenia zamówienia publicznego, dokonując oceny celowości udzielenia zamówie-nia z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.
2. W odniesieniu do udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne Komórka organizacyjna zobowiązana jest poprzedzić wszczęcie postępowania o udzielenie za-mówienia publicznego analizą potrzeb i wymagań, przeprowadzoną zgodnie z art. 83 PZP, chyba, że zachodzi podstawa udzielenia zamówienia w trybie:
1) negocjacji bez ogłoszenia, o której mowa w art. 209 ust. 1 pkt 4 PZP (tj. gdy ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawia-jącego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określo-nych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem) lub
2) w trybie zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 5 PZP (tj. gdy ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia).
3. Zamawiający, w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządza plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje prze-prowadzić w danym roku finansowym. Plan postępowań Zamawiający zobowiązany jest za-mieścić w BZP oraz na stronie internetowej Zamawiającego oraz dokonywać jego aktualizacji.
4. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł netto, Kierownik Komórki organizacyjnej lub pracownik na samodzielnym stanowisku w terminie do dnia 10 stycznia danego roku budżetowego przekazuje do Komórki ds. zamówień wstępny plan postępowań na rok budżetowy sporządzony w oparciu o bieżące potrzeby i zaplanowane środki budżetowe wraz z informacją o planowanej dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, orientacyjnej wartości zamówienia, przedmiocie zamówienia oraz proponowanym trybie przeprowadzenia postępowania. Kierownik Komórki organizacyjnej lub pracownik na samodzielnym stanowisku jest również zobowiązany niezwłocznie i na bieżąco przekazywać Komórce ds. zamówień każdą zmianę i aktualizację w planie postępowań o udzielenie zamówień.
5. Plan postępowań jest podstawą udzielania zamówień w Urzędzie, zgodnie z PZP.
6. Udzielanie zamówień poza planem postępowań możliwe jest tylko w przypadkach uzasadnionych koniecznością realizacji zadań, których nie można było przewidzieć w momencie sporządzania planu lub jego aktualizacji, a z udzieleniem zamówienia nie można zwlekać do ko-lejnej aktualizacji planu.
§ 4
Szacowanie wartości zamówienia
1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
2. Niedopuszczalne jest, w celu uniknięcia stosowania przepisów PZP, zaniżanie wartości za-mówienia lub wybieranie sposobu obliczania wartości zamówienia.
3. Nie można dokonywać podziału zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów PZP, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
4. W przypadku, gdy przewidziano udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 PZP, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.
5. Przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia, z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.
6. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym, że w przypadku zamówień udzie-lanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
7. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się w oparciu o regulacje art. 34 PZP – nie dotyczy zamówień wyłączonych spod stosowania ustawy.
8. Wartość zamówienia na usługi lub dostawy ustalona winna być w oparciu o rzetelną analizę uwiarygodniającą ustaloną wartość szacunkową, w szczególności przeprowadzone rozeznanie rynku, analizę danych z lat ubiegłych itp.
9. Za prawidłowość ustalenia wartości szacunkowej zamówienia odpowiada komórka organizacyjna.
10. W przypadku zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania PZP, szacunkową wartość zamówienia należy udokumentować ofertami cenowymi, wydrukami ze stron internetowych, kopiami ofert i umów z analogicznych postępowań, notatkami służbowymi z przeprowadzonych analiz rynku itp.
Rozdział III
PRZYGOTOWANIE I PROWADZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ KLASYCZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ JEST RÓWNA LUB PRZEKRACZA KWOTĘ 130 000 ZŁOTYCH (NETTO)
§ 5
Zasady dotyczące przygotowania i prowadzenia postępowania
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza się w sposób:
1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2) przejrzysty;
3) proporcjonalny.
2. Zamówienia udziela się w sposób zapewniający:
1) najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz
2) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.
3. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie podstawowym, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić zamówienia w przypadkach określonych w PZP.
4. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie podstawowym, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić za-mówienia w przypadkach określonych w PZP.
5. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik zamawiającego. Osoby inne niż Kierownik zamawiającego odpowiadają za przy-gotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim po-wierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.
6. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z uwzględnieniem wyjątków określonych w PZP.
§ 6
Przygotowanie Wniosku
1. Wniosek należy sporządzić na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Komórka organizacyjna przekazuje wypełniony Wniosek do Komórki ds. zamówień. 3. Komórka ds. zamówień weryfikuje wniosek pod względem zgodności z PZP oraz zgłasza ewentualne uwagi i wątpliwości do Komórki organizacyjnej. 4. Komórka organizacyjna:
1) uzyskuje potwierdzenie posiadania środków finansowych na realizację zamówienia;
2) uzyskuje zatwierdzenie Wójta lub osoby upoważnionej.
6. Komórka ds. zamówień rejestruje wniosek w Rejestrze.
§ 7
Osoby uczestniczące w postępowaniu
1. Zatwierdzając Wniosek, Kierownik zamawiającego powierza przygotowanie lub przeprowa-dzenie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania Komisji Przetargowej.
2. Kierownik zamawiającego może także powierzyć Komisji Przetargowej dokonanie innych czynności niż ocena wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz czyn-ności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.
4. Komisję Przetargową powołuje i odwołuje Wójt w drodze odpowiedniego zarządzenia.
5. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa Regulamin pracy Komisji Przetargowej stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu.
6. Dla zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, powołanie Komisji Przetargowej nie jest obligatoryjne. W takim przypadku Kierownik zamawiającego wyznacza osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, cechujące się bezstronnością i zapewniające obiektywizm.
7. Osoby uczestniczące w postępowaniu na kolejnych etapach zobowiązane są zachować poufność, bezstronność i obiektywizm w toku całego postępowania.
8. Kierownik zamawiającego, członek Komisji Przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia po stronie Zamawiającego lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania, lub udzielające zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej oświadczenie o braku lub istnieniu konfliktu interesów, o którym mowa w art. 56 ust. 2 PZP. Oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 PZP, na podstawie art. 56 ust. 5 składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
9. Kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające za-mówienia podlegają wyłączeniu z dokonywania tych czynności, jeżeli zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 228-230a, art. 270, art. 276, art. 286, art. 287, art. 296, art. 296a, art. 297, art. 303 lub art. 305 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 i 1517), o ile nie nastąpiło zatarcie skazania. W związku z tym – przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia - składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej, o braku podstaw wyłączenia na podstawie art. 56 ust. 3 PZP. Oświadczenie stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu.
10. Na każdym etapie procedury osoba, która uzna, że podlega wyłączeniu, jest zobowiązana wyłączyć się z postępowania, składając odpowiednio oświadczenie, o którym mowa w ust. 8 lub 9 powyżej.
11. W przypadku gdy przygotowanie lub przeprowadzenie lub przygotowanie i przeprowadzenie postępowania wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik zamawiającego może – z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji Przetargowej – powołać biegłego do wykonania określonych czynności.
12. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia zobowiązane są zwracać uwagę na zaniechania i zachowania wykonawców, których konsekwencje mają wpływ na wy-nik postępowania przetargowego oraz mogą stanowić symptomy zmów przetargowych w szczególności na etapie badania i oceny ofert. W przypadku zidentyfikowania symptomu zmowy przetargowej należy niezwłocznie poinformować Przewodniczącego Komisji Przetargowej lub Kierownika zamawiającego.
§ 8
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
1. Uzyskanie uzgodnienia projektowanych postanowień, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego, pod względem formalno-prawnym oraz ochrony danych osobowych należy do Komórki organizacyjnej inicjującej postępowanie.
2. Komórka organizacyjna przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe, zwracając się do ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców, których doradztwo może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzaniu po-stępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości.
3. Komórka organizacyjna sporządza opis przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w PZP. W opisie przedmiotu zamówienia:
1) nie można wskazywać znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że nie można opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równo-ważny” oraz wskazano w opisie przedmiotu zamówienia kryteria stosowane w celu oceny równoważności;
2) na usługi lub roboty budowlane należy określić wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy
wykonujących wskazane przez Komórkę organizacyjną czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.);
3) należy określić wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych, odnoszące się w szczególności do określonego procesu, metody produkcji, realizacji wymaganych dostaw, usług lub robót budowlanych, lub do konkretnego procesu innego etapu ich cyklu życia, nawet jeżeli te czynniki nie są ich istotnym elementem, pod warunkiem że są one związane z przed-miotem zamówienia oraz proporcjonalne do jego wartości i celów;
4) w przypadku zamówień przeznaczonych do użytku osób fizycznych, w tym pracowników Urzędu należy uwzględnić wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, chyba że nie jest to uzasadnione charakterem przedmiotu zamówienia;
5) można określić wymagania związane z realizacją zamówienia, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, środowiskowe, społeczne, związane z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku realizacji zamówienia – zgodnie z art. 96 ust. 1 PZP;
6) można określić konieczność przeniesienia praw własności intelektualnej lub udzielenia licencji;
4. W celu wszczęcia postępowania Komórka organizacyjna, wraz z wnioskiem o zamiarze udzielenia zamówienia, przekazuje do Komórki ds. zamówień odpowiednio zaakceptowane przez Wójta lub osobę upoważnioną następujące informacje:
1) projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie za-mówienia publicznego;
2) opis przedmiotu zamówienia sporządzony z uwzględnieniem zasad określonych w ust. 3;
3) warunki udziału w postępowaniu, kryteria selekcji, jeżeli są ustalone;
4) opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów;
5) informację na temat wysokości wymaganego wadium oraz zabezpieczenia należytego wy-konania umowy (jeżeli są wymagane);
6) informację na temat liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, ofert wstępnych, dialogu (jeżeli dotyczy);
7) obiektywne i niedyskryminujące kryteria lub zasady, które będą miały zastosowanie w celu wyboru, w których częściach zostanie wykonawcy udzielone zamówienie w przypadku, gdy w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jeden wykonawca miałby uzyskać większą liczbę części zamówienia niż wynosi maksymalna liczba, na które może zo-stać mu udzielone zamówienie;
8) informację o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych.
5. Komórka ds. zamówień opracowuje ogłoszenie o zamówieniu i SWZ, przy udziale Komórki organizacyjnej w zakresie merytorycznym i w szczególności w oparciu o dostarczone przez nią informacje i dokumenty wskazane w ust. 4.
6. Komórka ds. zamówień przedkłada do akceptacji Kierownika zamawiającego kompletną SWZ albo inny dokument, jeżeli w wybranym trybie udzielenia zamówienia projekt SWZ nie jest wymagany do wszczęcia postępowania.
§ 9
Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego
1. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka ds. zamówień lub Komisja Przetargowa w przypadku, o którym mowa § 7 ust. 2, odpowiada za:
1) wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) przygotowanie pisma z proponowanymi przez Komórkę organizacyjną wyjaśnieniami/zmianami treści SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu oraz przekazanie wykonawcom/upublicznienie tych wyjaśnień i zmian.
2. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka organizacyjna odpowiada za:
1) przygotowanie projektu wyjaśnień/zmian treści SWZ;
2) przekazanie do Komórki ds. zamówień informacji na temat wysokości kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia;
3) uzyskanie decyzji Kierownika zamawiającego odnośnie dalszego toku postępowania w przypadku, gdy cena oferty najkorzystniejszej lub oferty z najniższą ceną przekracza kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
3. W procesie przeprowadzenia postępowania Komisja Przetargowa odpowiada, zgodnie z za-sadami określonymi w Regulaminie pracy Komisji Przetargowej, za przygotowanie do zatwierdzenia Kierownika zamawiającego propozycji dokonania czynności w postępowaniu zgodnie z przepisami PZP.
4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnieniem postępowania w przypadkach przewidzianych w PZP.
5. Komórka ds. zamówień, przy wsparciu Komórki organizacyjnej i radcy prawnego, organizuje proces przygotowania i przedłożenia umowy do podpisu Wójta i Skarbnika lub innych osób reprezentujących zamawiającego, a także do podpisu osób reprezentujących wykonawcę.
§ 10
Realizacja zamówienia publicznego
1. Nadzór nad prawidłową realizacją zamówienia prowadzony jest przez Komórkę organizacyjną. 2. Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za zachowanie ciągłości oraz zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z PZP (jeżeli żądano wniesienia zabezpieczenia). 3. W przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za uzgodnienie pod względem formalno-prawnym treści aneksu z radcą prawnym oraz z komórką ds. zamówień i zawarcie aneksu z wykonawcą. 4. Niezwłocznie po zawarciu aneksu Komórka organizacyjna przekazuje do Komórki ds. za-mówień wszelkie informacje niezbędne do zamieszczenia lub przekazania do publikacji ogłoszenia o zmianie umowy, w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 PZP.
§ 11
Wykonanie umowy
1. Komórka organizacyjna sporządza raport z realizacji zamówienia, o którym mowa w art. 446 PZP. Raport sporządzany jest w przypadku, gdy: 1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą od wartości ceny ofertowej co naj-mniej o 10% w przypadku zamówień na usługi i dostawy oraz 15% w przypadku zamówień na roboty budowlane;
2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;
3) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części. 2. W raporcie z realizacji zamówienia Komórka organizacyjna dokonuje oceny realizacji umowy. 3. Raport zawiera co najmniej:
1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie, albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, je-żeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
2) wskazanie okoliczności, o których mowa w pkt 1, oraz przyczyn ich wystąpienia;
3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
4. Komórka organizacyjna sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:
1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej. 5. Komórka organizacyjna w terminie 21 dni od wykonania umowy przekazuje Komórce ds. zamówień informacje niezbędne do sporządzenia ogłoszenia o wykonaniu umowy, zgodnie z art. 448 PZP. 6. Komórka ds. zamówień w terminie 30 dni od wykonania umowy zamieszcza ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP.
§ 12
Środki ochrony prawnej
1. W przypadku wniesienia środków ochrony prawnej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Kierownik zamawiającego zapewnia udział osób o odpowiednich kwalifikacjach w charakterze pełnomocników Zamawiającego przed KIO, sądem powszechnym lub Są-dem Najwyższym.
2. Komórka ds. zamówień przekazuje niezwłocznie Komórce organizacyjnej oraz osobie upoważnionej do występowania w imieniu zamawiającego przed organami wskazanymi w ust. 1 lub radcy prawnemu kopię wniesionych środków ochrony prawnej w celu analizy i ustalenia dalszego toku działania.
3. Osoby, o których mowa w ust. 2 w razie potrzeby analizują wydane w sprawie orzeczenie KIO pod kątem możliwości i zasadności wniesienia skargi w oparciu o indywidualne okoliczności danej sprawy.
§ 13
Dokumentowanie przebiegu postępowania
1. Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania.
2. Protokół przechowywany jest zgodnie z zasadami wynikającymi z PZP i przepisów wewnętrznych dotyczących ustalenia wykazu akt i wprowadzenia instrukcji kan-celaryjnej w Urzędzie Gminy Damnica.
§ 14
Kontrola postępowań
1. W przypadku kontroli postępowania, w razie potrzeby Komórka organizacyjna wyznacza osobę odpowiedzialną za zakres dotyczący merytorycznej części prowadzonej kontroli.
2. Wyznaczona osoba zobowiązana jest do aktywnego wsparcia Komórki ds. zamówień w toku prowadzonych czynności kontrolnych i udzielania wyjaśnień w obrębie kompetencji Komórki organizacyjnej.
Rozdział IV
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ WYŁACZONYCH SPOD STOSOWANIA PRAWA ZA-MÓWIEŃ PUBLICZNYCH
§ 15
Zasady ogólne
1. Poniższych zapisów nie stosuje się do udzielania zamówień, o których mowa w § 1 ust. 6 Regulaminu oraz wymienionych w art. 10 ust. 2, art. 11 ust. 1 i 2 pkt 1 PZP.
2. Zamówienia, o których mowa w niniejszym rozdziale, przeprowadza się po akceptacji wniosku zakupowego, którego wzór stanowi załącznik nr 5.
3. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia powinny zapewniać bezstronność i obiektywizm.
4. Zamówień udziela się w sposób zapewniający:
1) najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację;
2) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.
§ 16
Podział odpowiedzialności
1. Komórka organizacyjna właściwa dla danego zamówienia ponosi odpowiedzialność za:
1) ocenę celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb zamawiającego i realizowanych przez niego zadań;
2) oszacowanie wartości zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie;
3) opis przedmiotu zamówienia;
4) określenie – przy wsparciu Komórki ds. zamówień – kryteriów oceny ofert, warunków udziału w zamówieniu oraz podstaw wykluczenia z procedury, o ile będą one stosowane;
5) zabezpieczenie środków finansowych i potwierdzenie realizacji zgodnie z przyjętym i uchwalonym budżetem Gminy Damnica;
6) prawidłową realizację zamówienia, nadzór nad nią, sporządzenie protokołów odbioru i in-nych dokumentów wynikających z umowy, o ile umowa była zawarta i przewidywała protoko-larny odbiór.
7) prawidłowość przeprowadzenia procedury zakupu zgodnie z Regulaminem;
8) weryfikację, czy przedmiot zamówienia nie jest tożsamy z innymi planowanymi zamówie-niami w zakresie tożsamości czasowej, przedmiotowej i podmiotowej, biorąc pod uwagę ko-nieczność łącznego spełnienia w danym roku finansowym, w skali projektu lub w okresie, na jaki będzie zawarta umowa na dane zamówienie, następujących przesłanek:
a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),
b) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tej samej perspektywie czasowej (tj. przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień sfinansowa-nych i udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego albo finansowego lub objętej decyzją o udzieleniu wsparcia finansowego na realizację określonego projektu),
c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (grupę wykonawców, daną branżę wykonawców);
9) przygotowanie i obieg dokumentacji zamówienia, w tym projektu umowy w sprawie zamó-wienia, jeżeli umowa jest wymagana.
§ 17
Zamówienia, których wartość netto nie przekracza 20 000,00 złotych
1. Zamówienie, którego oszacowana wartość netto nie przekracza 20 000,00 zł, jest udzielane przez Komórkę organizacyjną, po zaakceptowaniu wniosku zakupowego.
2. Komórka organizacyjna przechowuje dowody szacowania zamówienia, udzielenia zamówie-nia.
3. Do wniosku zakupowego Komórka organizacyjna dołącza informację o szacunkowej warto-ści zamówienia.
§ 18.
Rozpoznanie rynku
1. Rozpoznanie rynku jest trybem stosowanym do udzielania zamówień, których oszacowana wartość netto jest równa lub przekraczająca 20 000,00 zł, a nie przekraczająca 50 000,00 zł.
2. Postępowanie jest prowadzone przez Komórkę organizacyjną po zaakceptowaniu wniosku zakupowego.
3. Rozpoznanie rynku służy potwierdzeniu, że dany zakup nabywany jest po wartości rynkowej.
4. Rozpoznanie rynku dopuszcza się w następujących formach:
1) poprzez zebranie publikowanych na stronach internetowych/sklepach internetowych (min. 3) ofert zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców albo
2) poprzez wysłanie zapytania do min. 3 potencjalnych wykonawców, albo
3) poprzez ogłoszenie zapytania na stronie BIP z jednoczesnym wysłaniem zawiadomienia o tym ogłoszeniu i zapytania do min. 3 potencjalnych wykonawców, albo
4) w inny właściwie udokumentowany sposób, w szczególności zawierający informację o pro-ponowanych cenach oraz warunkach realizacji zamówienia.
5. Jeżeli udziela się zamówienia na zasadach określonych w ust. 4 pkt 2 i 3 powyżej, to zapy-tanie zawiera minimum informacje, o których mowa w § 19 ust. 7 Regulaminu.
6. Jeżeli nie istnieje min. 3 potencjalnych wykonawców, komórka organizacyjna wskazuje to i uzasadnia we wniosku zakupowym.
§ 19.
Zapytanie ofertowe
1. Zapytanie ofertowe jest trybem stosowanym do udzielania zamówień, których oszacowana wartość netto jest równa lub przekraczająca 50 000,00 zł i mniejsza niż 130 000,00 zł.
2. Postępowanie jest prowadzone przez Komórkę organizacyjną.
3. Ogłoszenie o zamówieniu może być w każdym czasie zmienione.
4. W przypadku dokonywania zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, można przedłużyć ter-min składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach.
5. Jeżeli zmiana, o której mowa w ust. 4, jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przed-miotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, przedłuża się termin składania ofert o czas nie-zbędny na ich przygotowanie lub wprowadzenie zmian w ofertach.
6. Komórka organizacyjna przygotowuje zapytanie ofertowe i przekazuje min. 3 wykonawcom lub zamieszcza je na stronie BIP Zamawiającego.
7. Zapytanie ofertowe zawiera w szczególności:
1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz przedmiotowe środki dowodowe służące po-twierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, ce-chami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia - jeśli są wymagane dla potwierdzenia spełnienia wymagań zamawiającego;
2) warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia z procedury oraz wykaz podmiotowych środków dowodowych służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji3 - o ile komórka organizacyjna je określiła;
3) kryteria oceny ofert formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, przy czym każde kryterium musi odnosić się do przed-miotu zamówienia wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert lub kolejnością kryteriów od najważniejszego do najmniej ważnego;
4) opis sposobu przyznawania punktacji w ramach danego kryterium oceny ofert i wykaz przedmiotowych środków dowodowych na ich potwierdzenie;
5) termin składania ofert, uwzględniający czas na przygotowanie i złożenie oferty, nie krótszy jednak niż 7 dni od dnia przekazania zapytania ofertowego. Jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia termin składania ofert może być krótszy;
6) miejsce i formę złożenia oferty;
7) istotne postanowienia umowy albo wzór umowy, jeżeli umowa jest wymagana;
8) postanowienia dotyczące możliwości negocjacji z wykonawcami ze wskazaniem, w jakim zakresie prowadzone będą negocjacje;
9) inne istotne dla zamówienia informacje.
8. Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria, w szczególności:
1) jakość,
2) funkcjonalność,
3) parametry techniczne,
4) aspekty środowiskowe,
5) aspekty społeczne,
6) aspekty innowacyjne,
7) koszty eksploatacji,
8) serwis,
9) termin wykonania zamówienia
– gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty.
9. Oferty otwierane są przez Komórkę organizacyjną, która dokonuje ich badania i oceny.
10. W toku badania i oceny ofert dopuszcza się poprawienie oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich oraz omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania.
11. W toku badania i oceny ofert dopuszcza się jednokrotne (w danym przedmiotowym lub podmiotowym zakresie wezwania) wezwanie wykonawców do złożenia lub uzupełnienia podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.
12. Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej przesyłana jest przez Komórkę organizacyjną do wykonawców, którzy wzięli udział w procedurze, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wyboru oferty. 13. Zapytanie ofertowe zostanie unieważnione, jeżeli w danym zapytaniu ofertowym:
1) nie wpłynie żadna oferta;
2) wszystkie oferty zostaną odrzucone;
3) najkorzystniejsza oferta przekroczy wysokość środków finansowych, jakie zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, z zastrzeżeniem możliwości negocjacji ceny z wykonawcami;
4) procedura obarczona jest niemożliwą do usunięcia wadą;
5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub jest nieuzasadnione;
6) prowadzone z wykonawcami negocjacje nie doprowadziły do zawarcia umowy.
§ 20
Umowa w sprawie zamówienia publicznego
1. Umowa w sprawie zamówienia publicznego powinna być zawarta z wykonawcą w formie pisemnej4.
2. W przypadku zamówień na usługi i dostawy o wartości netto nieprzekraczającej kwoty 20 000 zł zawarcie umowy w formie pisemnej z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę/rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.
3. W przypadku zamówień na roboty budowlane obowiązuje zawarcie pisemnej umowy bez względu na wartość zamówienia.
4. W uzasadnionych przypadkach można odstąpić od zawarcia pisemnej umowy dotyczącej zamówienia na usługi lub dostawy, za zgodą Kierownika zamawiającego.
5. W przypadku gdy przedmiot zamówienia swoim zakresem obejmuje zagadnienia przetwarzania danych osobowych, wymagane jest uzyskanie akceptacji projektu umowy przez Inspektora Ochrony Danych.
§ 21
Szczególne odstępstwa
1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Kierownik zamawiającego może odstąpić od stosowania procedur opisanych w niniejszym Regulaminie.
2. Powyższe odstępstwo nie dotyczy postępowań, dla których właściwe są przepisy PZP.
Rozdział V
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
§ 22
Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu stosuje się procedury dotychczasowe.
1 Zmiany tekstu jednolitego zostały opublikowane w Dz. U. z 2020 r. poz. 1378.
2 Zmiany tekstu jednolitego zostały opublikowane w Dz. U. z 2020 r. poz.: 288, 1492, 1517, 2275, 2320.
3. Np.: gdy warunki udziału w postępowaniu odnoszą się do liczby zrealizowanych robót budowlanych, to kryteria selekcji również mogą się odwoływać do liczby wykonanych robót i kwalifikować wykonawców, którzy wy-każą się największą ich liczbą. Celem kryteriów selekcji w przetargu ograniczonym jest ustalenie ograniczonej grupy wykonawców, którzy po ocenie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zostaną zaproszeni do złożenia ofert.
4 Umowa może być również podpisana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, forma pisemna i elektroniczna są zrównane – art. 781 Kodeksu cywilnego.
Wytworzył:
(2021-02-01)
Udostępnił:
Śmielak Łukasz
(2021-02-05 14:07:01)
Ostatnio
zmodyfikował:
Konopa Anna
(2023-10-19 10:31:19)
