Zarządzenie Nr 63/05 z dnia 17 listopada 2005 r.

Instrukcja w sprawie ewidencji

podatków i opłat lokalnych

§1

Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania podatków

i opłat w gminie Damnica.

§2

Określenia zawarte w instrukcji oznaczają:

„urząd"     - Urząd Gminy w Damnicy

„księgowy"  - pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat w urzędzie

„kasjer"      - osobę, której powierzono prowadzenie kasy urzędu wyznaczoną do

przyjmowania wpłat z tytułu podatków i opłat

„przypis"    - zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika na

podstawie deklaracji podatkowej, decyzji administracyjnej, decyzji wydanej w wyniku

kontroli albo dowodów wpłat np. odsetek za zwlokę

„odpis"      - kwotę zmniejszającą zobowiązanie podatkowe albo kwotę należną

podatnikom, ustaloną w wyniku dokonanego przez urząd rozliczenia stanu konta podatnika

§3

Zadaniem Referenta Finansowego w zakresie przyjmowania podatków i opłat jest:

1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowych ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat

2) kontrola terminowej wpłaty należności przez podatników

3) terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze

4) zwracanie i zaliczenie nadpłat

5) sporządzenie sprawozdań

6) prowadzenie operacji kasowych i uzgodnienie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką i dokonywaniem, zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy urzędu oraz terminowe wypłacanie gotówki z kasy na rachunek bankowy urzędu

7) ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych

§4

Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika:

- bezpośrednio w kasie urzędu za pośrednictwem poczty, banku

§5

Dla udokumentowania przypisów i odpisów służą:

1) deklaracje podatkowe

2) decyzje

3) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych ,a należnych od podatników w tym wpłat odsetek za zwłokę

4) polecenie księgowania ujmujące przypisy   należności zakwalifikowanych jako zobowiązanie przedawnione

5) postanowienie o dokonaniu potrącenia o którym mowa w art.65 ordynacji podatkowej

6) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty podatku poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy urzędu, przypisując bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika w związku z art. 60 § l pkt 2 ordynacji podatkowej

§6

Do udokumentowania wpłat służą:

1) dokumenty wpłaty, załączone do wyciągu bankowego, jeżeli wpłaty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty

2) pokwitowanie z kontokwitariuszy przychodowych KP, jeżeli dotyczą wpłat opłaty targowej

3) pokwitowanie komputerowe KP od wpłat dokonanych w kasie urzędu gminy

4) dowody przerachowań (postanowienia o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości podatkowych) w przypadku gdy wpłata została dokonana na inny rodzaj podatku niż podatek w którym występuje zobowiązanie podatkowe

§7

Do udokumentowania zapłaty w formie niepieniężnej służą:

1) postanowienie o dokonaniu z urzędu potrącenia o którym mowa w art.65 § l ordynacji podatkowej lub inne dokumenty stwierdzające dokonanie takiego potrącenia

2) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego o którym mowa w art. 66 § 4 ordynacji podatkowej

3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku banku, który nie przekazał zadysponowanych środków na rachunek urzędu

§8

Do udokumentowania zwrotu służą:

1) dowody wpłat KW, jeżeli wypłaty dokonywane są w kasie urzędu

2) dokumenty zwrotu załączone do wyciągu bankowego, jeżeli zwroty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty

§9

Koszt wpłaty z kwestionariusza przychodowego powinien zawierać dane umożliwiające identyfikacje dokumentu wpłaty, podatnika , podatku wysokości kwoty wpłaty i jej przeznaczenie, takie jak:

1) niepowtarzalny identyfikator dokumentu ( np. rodzaj dokumentu, seria i numer)

2) określenie podatnika: nazwisko i imię (nazwa, adres(siedziba), numer identyfikacji podatkowej (NIP)

3) rodzaj należności głównej

4) okres, którego dotyczy wpłata z tytułu i należności bieżącej (zaległej), odsetek za zwłokę, koszty upomnienia

5) kwota wpłaty ogółem .cyframi i słownie

6) kwota wpłaty cyframi z tytułu: należności bieżącej (zaległej), odsetek za zwłokę, kosztów upomnień

7) data wpłaty (jest jednocześnie datą dokumentu)

8) odcisk pieczęci urzędu

9) własnoręczny podpis kasjera

§10

1.Kwitariusze przychodowe i kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego są drukami ścisłego zarachowania.

2. Ewidencje druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków.

3. W urzędzie wpłaty od podatników przyjmuje kasjer.

4. Kwity kasowe stanowiące dowody wpłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone

z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowanie wpłaty w szczególności w zakresie

rodzaju podatku lub naliczenie odsetek za zwłokę w przypadku niemożności zaliczenia

dokonanej wpłaty na właściwą należność księgowy księguje wpłatę jako wpływy do

wyjaśnienia i wyjaśnia tytuł wpłaty.

Rozdział 2

Księgi rachunkowe i plan kont.

§11

1. Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu.

2. Księgi rachunkowe obejmują:

a) dziennik

b) konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej) w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu

c) konta ksiąg pomocniczych ( ewidencji analitycznej)

3. Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu danych o operacjach gospodarczych zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane a suma zapisów( obroty) liczone w sposób ciągły w skali roku.

4. Konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej) obejmują:

1) konto Oli - środki trwałe

2) konto 020 - wartości niematerialne i prawne

3) konto 101 - kasa

4) konto 130 - rachunek bankowy urzędu

5) konto 140 - krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne

6) konto 221 - należności z tytułów dochodów budżetowych

7) konto 226 - długoterminowe należności budżetowe

8) konto 310 -materiały

9) konto 750 - przychody i koszty finansowe

5. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) obejmują:

1) prowadzone w urzędzie konta służące do rozrachunków:

a) z podatnikami- z tytułu podatków i opłat

b) z osobami trzecimi z tytułu odpowiedzialności solidarnej z podatnikami z tytułu podatków i opłat

6. Konta określone ust. 5, pkt.l prowadzi się dla każdego podatnika, osoby trzeciej odrębnie w każdym podatku płaconym przez nią bezpośrednio do kasy urzędu lub na rachunek bankowy urzędu.

7. Na kontach ksiąg pomocniczych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej.

8. Szczegółowe  zasady  ewidencji  operacji  gospodarczych  regulują przepisy Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 póz. 511 ze zm.)

§12

1. Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego są sprawdzane i badane czy zostały dołączone do nich wszystkie dowody, czy dowody objęte wyciągiem dotyczą danego rachunku oraz saldo końcowe potem w wyciągu jest właściwie wyprowadzone. Po dokonaniu tych czynności księgowy zamieszcza na wyciągach klauzulę „sprawdzono" i podpisuje ja własnoręcznie.

2. Wpłaty dokonane na rachunek bankowy, które z różnych przyczyn nie mogą być zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się do wpływów do wyjaśnienia, ujmując na odpowiednim koncie księgowym.

3. Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające mające na celu ustalenie celu ustalenie przeznaczenia wpłaty, wysyłając do nadawcy pismo w celu wyjaśnienia tytułu wpłaty.

4. Podstawę przeniesienia wpłaty na pokrycie określonej  należności jest polecenie dokonania tej operacji zwanej dalej „poleceniem".

5. Jeden egzemplarz jest dowodem rozchodu do wyjaśnienia, drugi zaś dowodem przychodu właściwej należności. Przelewu wpływów do wyjaśnienia na nim rachunki bankowe lub zwrotów dokonuje się również na podstawie tego „polecenia".

6. Na podstawie tego dokumentu zawiadamia się również osobę zainteresowaną o przelaniu wpłaty na inny rachunek bankowy bądź o sposobie jej zarachowania.

7. Wpłaty do wyjaśnienia powinny być rozliczone przed upływem roku nie później jednak niż do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania.

8. Uznanie rachunku bankowego urzędu gminy powinno następować na podstawie polecenia przelewu wpłaty gotówkowej wg wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2004 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenie przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. Nr 182, póz. 1882).

§13

1. Jeżeli ewidencja podatków i opłat jest prowadzona techniką inna niż ręczna, należy zachować zasady określone w mniejszej instrukcji i zapewnić wydruk określonych w nim dokumentów, formularzy i zestawień.

2. Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone za pomocą komputera to:

1) dowody źródłowe mogą mieć postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych i w drugim przypadku muszą być zabezpieczone przed zniekształceniem lub usunięciem pierwotnej treści operacji gospodarczej, której dotyczą i winny być opatrzone unikalnym identyfikatorem źródła pochodzenia

2) zapisy w księgach rachunkowych mogą nastąpić za pośrednictwem klawiatury komputerowej, urządzeń czytających dokumenty papierowe, urządzeń transmisji danych lub elektronicznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu

3) zapisy mogą być przenoszone między źródłami danych, składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewnia zachowanie ich poprawności i kompletności.

§14

1. Koszty upomnienia wynoszą czterokrotność wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „ Pocztę Polską" za poleceniem przesyłki listowej.

2. Pracownik prowadzący ewidencję podatków i opłat w urzędzie dokonuje analizy kont podatników w księgowości podatkowej, sprawdzając, czy należność została zapłacona.

3. W przypadku braku wpłaty upomnienie sporządza się po zaksięgowaniu wpłat i uzgodnieniu kont podatników nie później niż do miesiąca od terminu płatności podatku. Zasady doręczenia upomnienia regulują przepisy kodeksu postępowanie administracyjnego. Kopię upomnienia pozostawia się w aktach sprawy.

4. Nie sporządza się upomnień po roku podatku jeżeli wysokość zaległości nie przekracza wysokości kosztów upomnienia. Wówczas na koniec roku podatkowego sporządza się czteropozycyjne upomnienie i doręcza zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru.

5. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości zapłacone, sporządza się na kwoty zaległe nie później jak po upływie 14 dni od dnia doręczenia upomnienia, administracyjne tytuły wykonawcze.

6. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi potwierdzeniami odbioru upomnienia wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych i przesyła do właściwego urzędu skarbowego za potwierdzeniem odbioru. W przypadku gdy egzekucję prowadzi organ egzekucyjny, który jest jednocześnie wierzycielem, tytuły przekazuje się do realizacji odpowiedniej komórce egzekucyjnej.

7. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie właściwy organ egzekucyjny.

8. Zaległości podatkowe, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym, należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym zobowiązanego.

9. Podstawą odpisu jest „polecenie księgowania" na którym składa podpis z upoważnienia kierownika urzędu- kierownika referatu finansowego.

10. Zarządzając odpisami zaległości kierownik referatu ustala ewentualnych winnych spowodowania przedawnienia i podejmuje decyzję co do ich ukazania.

11. Zaległości podatkowe zabezpieczone hipoteką przymusową przenosi się do ewidencji „zaległości zahipotekowanych". W tym celu nie podstawia „polecenia księgowania" podpisanego przez kierownika referatu, dokonuje się odpisu na koncie podatkowym dłużnika (221) prowadzonego dla danego podatku, a przypisuje się je na koncie tegoż dłużnika „zaległości zahipotekoweane" (226). Przeksięgowanie dokonuje się pod datą upływu terminu przedawnienia określonego w przepisach ordynacji podatkowej.

12. Po uregulowaniu przez dłużnika należności zabezpieczonej hipoteką może nastąpić jej wykreślenie, za pozwoleniem organu podatkowego do którego składa się wniosek. Wniosek i pozwolenie podlega opłacie skarbowej.

§15

1. O odroczeniu terminu płatności podatnika (zaległości podatkowej) lub rozłożenia go na raty pracownik prowadzący ewidencje podatków i opłat w urzędzie czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym, a decyzję o uldze odkłada do akt sprawy.

2. Po analizie kont podatkowych w księgowości podatkowej i stwierdzeniu, że podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu do którego odroczono płatność, wystawia się:

upomnienie na kwotę pozostałą do zapłacenia tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie organu egzekucyjnego o wygaśnięciu decyzji o uldze w celu prowadzenia dalszej egzekucji (w przypadku gdy wcześniej przekazano tytuł do realizacji i otrzymano postanowienie organu egzekucyjnego o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego).

§16

Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych likwiduje się w sposób podany poniżej:

1. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych z zastrzeżeniem pkt. 2.

2. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku- na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.

3. W sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie. W przypadku zaliczenia nadpłaty na poczet zaległości podatkowej kwotę nadpłaty rozlicza się zgodnie z art.55 § 2 i art.62 § l ordynacji podatkowej.

4. Zwrotów nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji budżetowej dochodów na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

5. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego i dołącza wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres.

6. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym podlega zwrotowi.

§17

1. W wypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika pokwitowania zapłaty podatku nie wydaje się jego duplikatu. Na wniosek podatnika wydaje się jednak zaświadczenie na podstawie art.306a ordynacji podatkowej. Zaświadczenie powinno zawierać nazwisko, imię i adres podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który je wpłacono oraz sumę opłaty cyframi i słownie.

2. Wniosek i zaświadczenie podlegają opłacie skarbowej.

§18

Wyciągi z rachunków bankowych, polecenie księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz przerachowań stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne miesiące.

§19

Wgląd do kont mogą mieć Wójt Gminy, kierownik referatu, podatnik, przedstawiciel organów kontroli i organów ścigania, w obecności pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat.

§20

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Wójt Gminy Damnica

Grzegorz Jaworski